Всього на сайті:

Дисертацій з права онлайн: 62

Підручників з права онлайн: 37

НПК кодексів України онлайн: 16

  • strict warning: Non-static method Pagination::getInstance() should not be called statically in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 307.
  • strict warning: Only variables should be assigned by reference in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 307.
  • strict warning: Non-static method Pagination::getInstance() should not be called statically in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 410.
  • strict warning: Only variables should be assigned by reference in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 410.
  • strict warning: Non-static method Pagination::getInstance() should not be called statically in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 344.
  • strict warning: Only variables should be assigned by reference in /home/povnator/public_html/mego.info/sites/all/modules/pagination/pagination.module on line 344.

2.2. Огляд сучасних систем електронного документообігу

Сторінки матеріалу:

  • 2.2. Огляд сучасних систем електронного документообігу
  • Сторінка 2

Електронний документообіг являє собою сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи різноманітних підприємств, організацій, установ, органів

24

державної влади і місцевого самоврядування. Ефективність керування підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їх виконання, а також продуманої організації їх збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і привела до створення систем електронного документообігу (СЕД).

Розвиток суспільних відносин вимагає розроблення, вдосконалення та оновлення науково-технічної та нормативно- правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних документальних відносин. Верховною Радою України вже прийняті закони України: "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про Національну програму інформатизації", "Про телекомунікації", "Про Національну систему конфіденційного зв'язку", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" тощо. У цих документах визначені основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Таким чином, застосування електронного документообігу є законодавчо підкріпленим та досить поширеним на підприємствах України.

У загальному випадку можна вважати, що СЕД - це організаційно-технічні системи, яка забезпечують процес створення, керування доступом і розповсюдження електронних документів у комп' ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації.

Суттєвою перевагою СЕД є можливість якісного й точного виконання безлічі завдань документообігу та опрацювання великих обсягів документів. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- та відеодані і веб-документи. Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їх пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни їх виконання, рух, а також контролюватися всі їхні версії. Комплексна СЕД має охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему і забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою чіткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД має бути реалізоване чітке розмежування доступу користувачів до різних документів залежно від їхньої компетенції, займаної посади і призначених повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на наявну організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, промислові підприємства, банки і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Відповідно до основних принципів електронного документообігу він повинен функціонувати на таких засадах:

  1.  єдиноразова реєстрація документа;
  2.  можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
  3.  безперервність руху документа;
  4.  єдина база документальної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів;
  5.  ефективно організована система пошуку документа;
  6.  розвинена система звітності за статусами і атрибутами документів, що дозволяє контролювати поетапний рух документів.

Як показали дослідження, переважна більшість вітчизня- них підприємств автоматизують свій документообіг з використанням пакета програмного забезпечення корпорації Microsoft, що пояснюється зручністю в експлуатації та широкими можливостями подальшого розвитку. Тому актуальним є огляд характеристик систем документообігу, що працюють на платформі Microsoft, визначення їх можливостей, технічних параметрів, вартості. Найцікавішими та поширеними СЕД на вітчизняному ринку є такі:

  1.  Система "Справа". Виробником даної системи є компанія "Електронні офісні системи". Система "Справа" призначена для автоматизації управлінської діяльності у вітчизняних міністерствах і відомствах, територіальних органах влади, на підприємствах різних сфер діяльності.
  2.  DocsVision 2.0 "Архів-Діловодство". Виробником даної системи є компанія Digital Design. Система DocsVision 2.0 "Архів - Діловодство" являє собою закінчений додаток, призначений для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур і бізнес-процесів обробки документів в організації.
  3.  "Кодекс: Документообіг". Компанією-виробником даної системи є ДП "Центр комп'ютерних розробок". Система "Кодекс: Документообіг" - це комплекс взаємозалежних систем діловодства, банків документів і корпоративних сервісів, що забезпечують автоматизоване розв' язання задач діловодства і документообігу в органах державної влади й інших організацій.
  4.  "ГРАН-ДОК" для Microsoft Windows. Виробником даної системи є компанія Граніт-Центр. Система керування документами серії Documentum 4i дозволяє вирішувати широкий спектр задач автоматизації документообігу на підприємстві, пов'язаних з діяльністю різних підрозділів, а також автоматизувати типові бізнес-процеси.
  5.  LanDocs. Виробником даної системи є компанія Ланіт. Система LanDocs призначена для комплексної автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів.
  6.  Lotus Notes. Виробником даної системи є компанія Lotus. Система Lotus Notes забезпечує розроблення і розміщення прикладних програм групового забезпечення, дозволяє користувачам одержувати, відслідковувати, спільно використовувати і створювати інформацію для обробки документів.
  7.  OPTiMA-WorkFlow. Виробником даної системи є компанія ОРТіМА. Система OPTiMA-WorkFlow призначена для керування процесами створення, обробки, тиражування і збереження документів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу.
  8.  Documentum 4і. Виробником даної системи є компанія Documentum (Дистриб'ютор - компанія Документум Сервісіз). "Гран-Док" - система автоматизації діловодства і документообігу в державних і муніципальних структурах управління.
  9.  У судовій системі України використовується автоматизована система керування документообігом "Діловодство".

Незважаючи на різноманіття систем автоматизації документообігу і діловодства, існують загальні вимоги, яким повинні відповідати ці системи:

  •  зручність і простота в адмініструванні та користуванні;
  •  масштабовуваність - здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів; можливість нарощувати свою потужність має визначатися тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення;
  •  розподіленість - підтримання роботи з документами в територіально розподілених організаціях та взаємодія з віддаленими користувачами;
  •  модульність - система має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає можливість замовникові вибирати й упроваджувати компоненти згідно зі своїми потребами;
  •  відкритість - наявність у системі відкритих інтерфейсів для можливої доробки та інтеграції з іншими системами;
  •  універсальність - можливість використання на різних апаратних платформах у середовищі різного системного програмного забезпечення.

Актуальність аналізу можливостей та характеристик різних систем автоматизації документообігу доводиться дослідженнями лабораторії інформаційних систем Московського фізико- технічного інституту, метою яких було виявлення поточного стану ринку електронного документообігу, розповсюдженості систем і відношення користувачів щодо наявних систем. Під час досліджень було розглянуто десять російських і західних систем електронного документообігу, для оцінки опитано 239 фахівців різного профілю: користувачі систем електронного документообігу, адміністратори і технічні фахівці. На основі даних цього дослідження було створено математичну модель, відповідно до якої отримано загальний рейтинг розглянутих систем.

Таблиця 2.1.

Загальна оцінка систем електронного документообігу

п/п

Система, компанія

Загальна оцінка,

%

1

Євфрат, Cognitive Technologies

S2

2

OfficeMedia, Интертраст

S1

ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН

S1

3

ДЕЛО, ЭОС

79

4

Золушка, НТЦ ИРМ

7S

5

1C: Архив, 1С

77

6

Optima-Workflow, Оптима

73

БОСС-Референт, Ай Ти

73

7

Эффект-офис, Гарант Интернешнл

72