Заява має бути належним чином оформлена, мотивована (викладені в ній вимоги підтверджені відповідними доказами - будь-якими фактичними даними, на підставі яких встановлюється наявність чи відсутність обставин, які мають значення для правильного вирішення спору) та підписана заявником. Іншими словами, на цій стадії заінтересована особа (власник або землекористувач земельної ділянки, який вважає що його права на земельну ділянку порушені) у заяві визначає свої претензії з приводу порушення її прав і законних інтересів, тобто вказуються підстави, які, на думку заявника, роблять необхідним розгляд спору. Зокрема, заява повинна містити: найменування органу, до якого вона подається; найменування сторін, їх адресу; виклад обставин виникнення спору; зазначення доказів; підпис заявника та дату заповнення.

Передумовою подачі заяви є правопорушення. При цьому порушення може дійсно мати місце, а може бути результатом сумлінної омани землевласника чи іншої особи щодо приналежних йому прав.

Так, при спорах про межі суміжних земельних ділянок може мати місце неправильне уявлення землевласника (землекористувача) про дійсні межі наданої йому ділянки. Тому з подачею заяви з приводу порушення відповідного права на землю одночасно заявником мають бути подані додаткові документи (документи на право власності або користування земельною ділянкою; документи, що підтверджують зміни, які відбулися у правовому режимі земельної ділянки; акти, протоколи, розпорядження контролюючих органів; договори чи їх нотаріально завірені копії; схеми й затверджені проекти землекористування; документи з ведення обліку земельної ділянки тощо), які підтверджують наявність права, що оспорюється, а також факти, що свідчать про його порушення. Це, безумовно, дозволить прискорити розгляд спору, полегшити відповідним суб'єктам підготовку матеріалів справи.

Орган, уповноважений вирішувати земельні спори, зобов'язаний прийняти заяву та зареєструвати її у спеціальному журналі, в якому зазначаються порядковий номер, дата реєстрації, а також прізвище заявника. Як уже йшлося, законодавство не визначає підстави для відмови в прийнятті заяви, але, якщо все ж таки це було зроблено, то особа (заявник) має право на звернення до суду для оскарження неправомірних дій.

На цій стадії можливі випадки, коли розгляд спору не належить до компетенції органу, до якого подана заява заінтересованою стороною. Тому необхідно передбачити норму, згідно з якою в такому разі органи місцевого самоврядування або органи виконавчої влади з питань земельних ресурсів повинні вказати на цю обставину особі, що подала заяву, та направити останню за підвідомчістю до належного органу. Отже, єдиною процесуальною дією на цій стадії є прийняття заяви до розгляду та її реєстрація в журналі посадовою особою, котра отримала заяву.

З цього моменту провадження з позасудового розв'язання земельних спорів переходить до нової стадії - підготовки матеріалів до розгляду спору, що є необхідною умовою для розгляду й розв'язання земельного спору по суті. Для цього провадиться збір необхідних документів і матеріалів залежно від характеру спору, виявлення всіх заінтересовавних у вирішенні справи осіб, тобто виконання необхідних процесуальних дій з метою швидкого й ефективного розгляду й вирішення спору. Законодавчо даний порядок не визначений і не врегульований.

Земельним кодексом України в редакції від 13 березня 1992 р. [203] для розгляду певної категорії справ було передбачено створення погоджувальних комісій (статті 107, 108). Чинний Земельний кодекс України [120] створення таких комісій не передбачає (хоча й не забороняє).

На нашу думку, створення та функціонування таких комісій є доцільним, зокрема, для вирішення складних спорів. Основним суб'єктом цієї стадії повинна виступати спеціальна комісія, створена органом, що приймає заяву щодо порушення земельного спору й уповноважений виносити стосовно нього рішення. Розгляд земельних спорів вона має здійснювати колегіально у складі непарного числа членів. Створення комісії повинно оформлятися протоколом, у якому має бути зазначено мету створення комісії, її функції, повноваження, а також перелік посадових осіб і громадян, які мають входити до неї. Кількісний та персональний склад комісії має затверджуватися відповідним рішенням уповноваженого органу.

До комісії обов'язково мають бути залучені: голова ради (заступник голови з питань діяльності виконавчих органів ради) - голова комісії; представник міського (районного) управління (відділу) земельних ресурсів; начальник (представник) управління (відділу) містобудування та архітектури; начальник юридичного відділу (юрист) виконкому та ін.

У роботі комісії можуть брати участь: депутати місцевих рад; представники землевпорядних органів і фахівці сільського господарства; представники природоохоронних, санітарно-епідеміологічних, правоохоронних органів, управлінь і служб виконкому; спеціалісти науково-дослідних, проектно-конструкторських установ і закладів, які безпосередньо займаються вивченням проблем, пов'язаних із використанням та охороною земель; представники громадських природоохоронних організацій; інші заінтересовані особи.

Основною функцією зазначених комісій є підготовка обґрунтованого висновку стосовно розглядувіаного спору. На цій стадії комісія витребовує й перевіряє всі документи й матеріали, які підтверджують права заявників на власність, користування чи оренду земельної ділянки. Якщо необхідні документи й матеріали не були подані до відповідних органів на стадії порушення земельного спору разом із заявою, то на стадії підготовки до його розгляду такі документи й матеріали мають бути подані заявником до комісії на її вимогу (їх приблизний перелік ми наводили раніше). Конкретний перелік документів визначається в кожному конкретному випадку комісією з підготовки розглядуваного спору виходячи з характеру останнього.

У деяких випадках комісія (або її представник) виїздить на місцевість із метою з'ясування фактичних обставин справи. У ході фактичного вивчення обставин справи комісія (її представник) має право на уточнення фактів, викладених у заяві, а також раніше висловлених побажань заявника. При цьому комісія повинна мати право заслухати власників і землекористувачів суміжних земельних ділянок, ознайомитися, у разі необхідності, з документами цих осіб, що засвідчують їх право власності чи користування відповідними ділянками.

Комісія також повинна мати право ознайомити заінтересовані сторони із зібраними у справі матеріалами й документами, вислухати їхні зауваження та побажання, які мають бути зафіксовані, а також прийняти нові пояснення, що стосуються суті спору. Законодавством має бути прямо передбачено право сторін на цій стадії клопотати про припинення розгляду спору у разі їх примирення. Орган, що розглядає земельний спір, повинен перевірити умови примирення, якщо того потребують державні чи суспільні інтереси або охоронювані законом інтереси інших підприємств, організацій, установ або громадян.

Після вивчення й аналізу всіх зібраних матеріалів і документів, ознайомлення з фактичним станом справ на місцевості, побажаннями, пропозиціями, поясненнями заівнтересованих сторін у спорі, власників і землекористувачів суміжних ділянок, провадження з позасудового розв'язання земельних спорів переходить до нової стадії.

Третя стадія (розгляд і вирішення спору по суті та винесення рішення) є головноюв усій процедурі вирішення земельного спору. Визначальним у ній є забезпечення гарантій прав учасників земельної спору (як законодавче закріплення цих гарантій, так і фактичне їх здійснення). На цій стадії відбувається засідання комісії щодо розгляду земельного спору і приймається юридично значуще рішення компетентним органом, який забезпечує відновлення порушених або встановлення істинних прав і законних інтересів землевласників та землекористувачів у даному спорі.

Згідно зі ст. 159 Земельного кодексу України [120] земельні спори розглядаються у присутності сторін, які повинні бути завчасно повідомлені про час і місце розгляду спору (за допомогою письмового повідомлення, яке вручається сторонам).

Законодавче закріплення цього положення свідчить про демократичність порядку вирішення земельних спорів, забезпечує активну участь усіх заінтересованих осіб, гарантуючи, таким чином, сторонам реалізацію їх процесуальних прав. Питання про участь сторін у процесі розгляду земельного спору має дуже важливе значення: їх присутність при розгляді спору дозволяє їм повною мірою реалізувати наданий комплекс прав; забезпечує всебічне та повне дослідження обставин справи, що є гарантією винесення об'єктивного рішення, унеможливлює винесення рішення уповноваженими органами без врахування вимог усіх осіб, які беруть участь у спорі; сприяє зміцненню законності й підвищує авторитет державного органу, що приймає відповідне рішення; забезпечує виховний ефект і безпосередній психологічний вплив на учасників процесу.

Необхідно законодавчо закріпити обов'язок компетентних щодо вирішення земельних спорів державних органів повідомляти сторони про час і місце розгляду спору за 5 днів до його початку.

Уявляється, що засідання комісії стосовно розгляду земельного спору є правомочними, якщо в них бере участь 2/3 членів від складу, затвердженого відповідним рішенням рад чи органів виконавчої влади з питань земельних ресурсів. Порядок ведення засідання комісії, а також обов'язкову поведінку сторін стосовно одна одної має визначати голова комісії, який оголошує її склад, роз'яснює сторонам їх права та обов'язки й сприяє в здійсненні належних їм прав.

У разі неявки однієї зі сторін (якщо від неї не надійшло офіційної згоди на розгляд спору за її відсутності) розгляд спору переноситься. При цьому немає значення, з якої причини сторона (або її представник) не з'явилася. Якщо ж від сторони надійшла офіційна згода на розгляд спору за її відсутності, то вирішення спору по суті здійснюється за її відсутності.

Однак виникає запитання, що має на увазі законодавець під "офіційною згодою" і в якій формі вона має бути виражена. Чинне законодавство не містить конкретних вимог щодо цього. Вважаємо, що це має бути письмова заява, повідомлення за допомогою факсу, електронної пошти тощо. У будь-якому разі, волевиявлення особи на розгляд справи за її відсутності має бути виражене в конкретній формі. Повторне відкладення розгляду земельного спору може мати місце лише з поважних причин. Необхідно зазначити, що перелік поважних причин, за яких можливе повторне відкладення розгляду спору [120] відсутній, тому "поважність" причини є оціночним поняттям і вирішується за розсудом органу, що розглядає спір.

У ряді випадків розгляд і вирішення земельного спору може бути здійснено за відсутності однієї зі сторін, наприклад, коли сторона ухиляється від присутності при розгляді спору або якщо вона письмово повідомляє про нез'явлення або небажання брати участь у розгляді спору. Під таким ухиленням треба також розуміти неявку сторони без поважних причин при повторному виклику органу, що розглядає земельний спір.

Щодо кожного засідання комісії має складатися протокол (його повинен вести секретар комісії та підписувати її голова), в якому має бути зазначено: дату засідання; найменування та склад органу, що розглядає спір; номер справи й найменування сторін; відомості про явку на засідання сторін та членів комісії або про причини їх неявки; усні заяви й клопотання сторін; відомості про роз'яснення сторонам їх прав і обов'язків. При розгляді земельного спору по суті комісія має готувати висновок, який буде направлений головою комісії до виконавчого комітету органу, що прийматиме рішення по спору.