Скарги, що подані з порушенням зазначеного у законі терміну не розглядаються. Якщо термін подання скарг пропущений з поважної причини, він може бути поновленим органом чи посадовою особою, що розглядає скаргу. Наприклад, Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, допускає продовження строків подання скарг платників податків, якщо такий платник протягом терміну, який передбачений для подання скарг:

1. перебував за межами України;
2. перебував у плаванні на морських суднах за кордоном України у складі команди (екіпажу) таких суден;
3. перебував у місцях позбавлення волі за вироком суду;
4. мав обмежену свободу пересування у зв'язку з ув'язненням чи полоном на території інших держав або через інші обставини непереборної сили, підтверджені документально;
5. був визнаний за рішенням суду безвісно відсутнім або перебував у розшуку у випадках передбачених законодавством.

Потребує редагування ст. 8 Закону України "Про звернення громадян" у частині, що стосується заборони розгляду скарг, термін подання яких пропущено: "Не розглядаються... ті звернення, термін розгляду яких передбачено ст. 17 цього Закону..." (формулювання ст. 17 Закону України "Про звернення громадян" викладено вище). Зі змісту даної статті фактично випливає, що вона взагалі виключає можливість розгляду скарг стосовно яких встановлено терміни подання, що є абсолютно не логічно.

Крім того, ст. 17 Закону України "Про звернення громадян" встановлює не терміни розгляду скарг (строк, який передбачає тривалість розгляду скарги), як це зафіксовано у ст. 8 даного Закону, а термін подання скарг (строк, протягом якого особа має право звернутися до компетентного органу з приводу захисту її порушених прав).

Враховуючи викладене, ч. 2 ст. 8 Закону України "Про звернення громадян" доцільно викласти у такій редакції: "Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше звернення вирішено по суті, а також скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених ст. 17 цього Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними".

Передбачаючи заборону відмови у прийнятті та розгляді скарг громадян, законодавство одночасно встановлює ряд винятків з даного правила.

Крім анонімних скарг та скарг, строк подання яких пропущено, не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення осіб визнаних судом недієздатними.

Разом з тим, аналіз окремих підзаконних актів, які регламентують порядок адміністративного оскарження свідчить про те, що допускається розгляд повторних скарг у яких:

1. оскаржується рішення прийняте за попередньою скаргою. Тобто, у даному випадку, предметом оскарження виступає не первинне рішення, дія (бездіяльність) з приводу якого подавалася скарга, а саме рішення органу виконавчої влади прийняте за результатами розгляду скарги;
2. повідомляється про несвоєчасне вирішення попередньої скарги, якщо з часу надходження останньої минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалася;
3. не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першій скарзі;
4. вказується на неповернення оригіналів документів, що були додані до скарги;
5. звертається увага на інші недоліки допущені при вирішенні попередньої скарги.

Після надходження скарг у орган виконавчої влади вони підлягають обов'язковій реєстрації. Детальна регламентація технічного порядку прийому і реєстрації скарг громадян визначається Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації № 348 від 14.04.1997 р. [235]. Згідно вказаного акту, діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Скарги реєструються в день їхнього надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом зі скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації звернень громадян та обліку їх особистого прийому допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Письмові скарги подані на особистому прийомі громадян також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами , або в журналах.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення.

Автоматизована реєстрація звернень громадян та їх особистого прийому здійснюються шляхом введення в комп'ютер таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по-батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Склад вказаних елементів при необхідності може бути доповнений, наприклад, розпискою виконавця в одержанні документа, відміткою про хід виконання і ін.

Кожній зареєстрованій скарзі присвоюється реєстраційний індекс, який складається з початкової літери заявника та порядкового номеру скарги, що надійшла (наприклад, Д-401). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання звернень громадян.

У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На повторних скаргах та реєстраційних формах робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Після реєстрації скарги передаються відповідним посадовим особам для їх розгляду. Розгляд та вирішення скарг є однією з центральних та найважливіших стадій адміністративного оскарження.

Орган виконавчої влади, який отримав скаргу, зобов'язаний забезпечити всебічний, повний та об'єктивний її розгляд та вирішення по суті.

У процесі розгляду скарги встановлюється відповідність викладених у ній даних фактичним обставинам, оцінюється обґрунтованість її вимог (дається юридична оцінка рішенням, діям (бездіяльності), що оскаржуються).

Таким чином, у процесі розгляду скарги можна виділити такі елементи:

1. Ознайомлення з викладеними у скарзі відомостями, які на думку суб'єкта звернення свідчать про порушення його прав та законних інтересів;

2. Перевірка викладеної у скарзі інформації, збір матеріалів (доказів) необхідних для вирішення справи;

3. Юридична оцінка досліджених матеріалів.

При розгляді скарги, у першу чергу необхідно встановити правильність вибору її адресата, тобто чи компетентний даний орган здійснювати розгляд та вирішення даної скарги.

У випадку, коли вирішення питань, які порушені в одержаній органом державної влади (посадовою собою) скарзі, не входить до його повноважень, вона у термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу (посадовій особі) про що повідомляється громадянину, який подав скаргу. Важливою гарантією об'єктивного розгляду скарг, у даному випадку, є заборона направлення скарг тим органам чи посадовим особам, рішення або дії яких оскаржуються.

Після отримання та ознайомлення зі скаргою, здійснюється перевірка викладених в ній фактів. Орган виконавчої влади (посадова особа), який здійснює адміністративне провадження за скаргою зобов'язаний встановити:

а) чи мали місце обставини, на які посилається суб'єкт звернення та якими доказами вони підтверджуються;

б) чи існують інші фактичні обставини, що мають суттєве значення для правильного вирішення справи та докази на підтвердження цих обставин;

в) яка правова кваліфікація рішень, дій (бездіяльності) органу виконавчої влади, які оскаржуються суб'єктом звернення і яка правова норма підлягає застосуванню для вирішення справи.

Для забезпечення законності, об'єктивності та оперативності розгляду скарг необхідні певні юридичні гарантії. Такі гарантії можна поділити на дві групи: організаційні і процедурні. До перших можна віднести:

а) визначення посадових (службових) осіб, які уповноважені здійснювати розгляд і вирішення скарг;

б) визначення осіб, на яких покладається обов'язок здійснення контролю за дотриманням порядку розгляду і вирішення скарг;

в) доцільно закріпити правило, згідно якого, розгляд скарги не може проводитися тими особами, які можуть мати особисту зацікавленість у певному вирішенні справи, чи існують інші обставини, що викликають сумнів у їх неупередженості;

г) для розгляду скарг, у випадку необхідності, залучаються відповідні спеціалісти.

До процедурних гарантій слід віднести:

а) нормативне закріплення основних ідей, засад провадження, які фіксуються у його принципах;

б) встановлення термінів розгляду скарг;

в) визначення правосуб'єктності учасників адміністративного провадження;

г) інститут доказів та доказування і ін.

У процесі розгляду скарг важливого значення набуває вирішення питання щодо правосуб'єктності учасників адміністративного провадження, до складу яких належать: суб'єкт звернення, його представники (адвокат, батьки, усиновителі, опікуни, ін. уповноважені особи), суб'єкт вирішення справи, заінтересовані особи, свідки, експерт, перекладач, спеціаліст.

На будь-якому етапі розгляду скарги, орган виконавчої влади (посадова особа) повинен забезпечити суб'єкту звернення та іншим учасникам адміністративного провадження реалізацію їхніх процесуальних прав. Згідно Закону України "Про звернення громадян" суб'єкт звернення має такі права:

- особисто викласти аргументи особі, що перевіряла скаргу, та брати участь у перевірці поданої скарги;

- знайомитися з матеріалами перевірки;

- подавати додаткові матеріали, або наполягати на їх запиті органом, який розглядає скаргу;

- бути присутнім при розгляді скарги;

- користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши це уповноваження у встановленому законом порядку;

- одержати письмову відповідь про результати розгляду скарги;

- висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду скарги;

- вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду скарг.

Вказаний обсяг процесуальних прав суб'єкта звернення в цілому є достатнім для реалізації його законних інтересів у процесі розгляду скарг. Разом з тим, на нашу думку, суб'єкт звернення повинен мати право вимагати відшкодування не тільки тих збитків, що стали результатом порушень встановленого порядку розгляду скарг, але і тих, які були заподіяні через невиконання чи неналежне виконання рішень зі скарги.