Цією Інструкцією регламентувалася організація роботи апаратів як Верховного Суду Автономної республіки Крим, обласних, міжобласного, Київського та Севастопольського міських судів, так і районних (міських) судів, що уявляється недопустимим, в зв'язку з тим, що повноваження та склад цих судів різні.

Тому назрілою проблемою в організації роботи апарату місцевого загального суду є необхідність розробки та затвердження як Інструкції з діловодства, так і Положення про функціональні обов'язки працівників апарату місцевого загального суду. При відсутності таких важливих нормативних актів раціонально організувати роботу місцевого загального суду практично неможливо.

Якщо Інструкція з діловодства в місцевих судах загальної юрисдикції повинна встановити єдиний порядок документування діяльності суду, регламентувати методику складання документів, порядок роботи з ними від моменту надходження до передачі їх в архів, звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов; приймання, облік і збереження речових доказів, то у Положенні про функціональні обов'язки працівників апарату місцевого суду та судових розпорядників слід встановити функціональні обов'язки цих осіб, оскільки ці нормативні документи мають різний предмет регулювання організації роботи місцевого суду.

В зв'язку з цим, нами розроблено проекти Інструкції з діловодства в місцевих судах загальної юрисдикції (далі - Інструкція) та Положення про функціональні обов'язки працівників апарату місцевого суду та судових розпорядників (далі - Положення).

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Викладені в Інструкції правила ґрунтуються на вимогах чинного законодавства, у тому числі кримінального та цивільного права і процесу.

Відповідальність за організацію роботи суду в цілому, в тому числі - роботи секретаріату суду, у відповідності до закону покладається на голову суду. Забезпечення дотримання вимог Інструкції покладається на завідувача секретаріатом суду. Вказана Інструкція додається до дисертаційного дослідження.

У Положенні про функціональні обов'язки працівників апарату місцевого суду та судових розпорядників пропонується закріпити наступні функціональні обов'язки цих працівників:

 1.Завідуючий секретаріатом:

1) розподіляє роботу між працівниками секретаріату суду і здійснює контроль за виконанням ними своїх обов'язків;

1. здійснює контроль за веденням документів первинного обліку;
2. організовує роботу з обліку і зберіганню судових справ, речових доказів та канцелярського приладдя;
3. здійснює контроль за відкликанням виконавчих документів у разі припинення виконання;
4. здійснює контроль за веденням контрольних та зведених виконавчих проваджень по кримінальних справах, якими заподіяно збитки;
5. здійснює реєстрацію, облік і зберігання кримінальних справ, веде алфавітний покажчик по кримінальних справах, здійснює підготовку кримінальних справ до здачі в архів суду;
6. здійснює реєстрацію, облік і зберігання кримінальних справ стосовно неповнолітніх, веде алфавітний покажчик по кримінальних справах, здійснює підготовку кримінальних справ до здачі в архів суду;
7. реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію.

2. Секретар суду :

           1) веде архівну роботу;

           2) здійснює облік та зберігання архівних справ;

           3) здійснює реєстрацію, облік та зберігання матеріалів про адміністративні правопорушення та ведення алфавітного покажчика по них, підготовка до здачі цих матеріалів в архів суду;

           4) оформлює документи по зверненню до виконання постанов суду по справах про адміністративні правопорушення, по справах по корупції та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання;

           5) підготовлює та видає копій судових та інших документів по судових справах;

           6) своєчасно, грамотно та якісно друкує всі судово-процесуальні документи;

           7) здійснює реєстрацію, облік та зберігання матеріалів в порядку виконання вироків, ухвал, постанов суду;

           8) здійснює реєстрацію, облік та зберігання матеріалів щодо арешту, тримання під вартою, затримання осіб, підозрюваних у вчиненні злочину, огляду та обшуку житла чи іншого володіння;

           9) веде журнал реєстрації подань органів дізнання та досудового слідства про застосування Закону України "Про амністію";

           10) веде журнал обліку документів переданих на виконання;

           11) веде розносну книгу для місцевої кореспонденції;

           12) веде та реєструє постанови прокурора про зміну обвинувачення в суді;

           13) веде алфавітний покажчик;

           14) веде наряди.

3. Секретар судового засідання:

           1) здійснює необхідну роботу під час прийому суддею громадян (підготовка листів, повісток, тощо);

           2) викликає учасників процесу і свідків;

           3) складає списки справ, призначених до розгляду в судовому засіданні;

           4) перевіряє явку осіб, які викликались в судове засідання та зазначає на повістках час перебування в суді;

           5) веде протоколи судових засідань;

           6) оформляє справи після їх розгляду;

           7) веде журнал судових засідань;

           8) виписує виконавчі листи;

           9) здійснює контроль за наявністю наглядової інформації (списку розгляду справ у місцевому суді, списків розгляду справ в апеляційній інстанції, тощо);

           10) виконує розпорядження головуючого щодо порушників в судовому засіданні, складає відповідні протоколи;

           11) у виняткових випадках для забезпечення оперативного розгляду справ здійснює термінову доставку листів, запитів та інших документів, здійснює відправку телеграм;

           12) здійснює контроль за своєчасною доставкою в суд конвойною службою осіб, які перебувають під вартою та своєчасне виготовлення і вручення конвойній службі необхідних документів.

Разом з тим слід зауважити, що в новому Цивільному процесуальному Кодексі України, прийнятому 18 березня 2004 року Верховною Радою України, який набирає чинності 1 січня 2005 року, але не раніше набрання чинності Адміністративним процесуальним кодексом України [37][222], в ст.48 передбачені наступні права і обов'язки секретаря судового засідання при розгляді цивільних справ:

1. Секретар судового засідання:

1) здійснює судові виклики і повідомлення;

2) перевіряє наявність та з'ясовує причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, і доповідає про це головуючому;

3) забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами;

4) веде журнал судового засідання;

5) оформлює матеріали справи;

6) виконує інші доручення головуючого, що стосуються розгляду справи.

2. Секретар судового засідання може уточнювати суть процесуальної дії з метою її правильного відображення в журналі судового засідання.

Таким чином законодавець, передбачивши повноваження секретаря судового засідання в новому ЦПК України, вивів його із складу апарату суду, так як прав і обов'язків інших працівників апарату, крім судового розпорядника, даним кодексом не передбачено.

Вважаємо, що таке закріплення повноважень секретаря судового засідання в ст. 47 ЦПК України тягне за собою аналогічне закріплення повноважень секретаря судового засідання в кримінальному процесі, що на нашу думку, при збереженні за місцевими загальними судами статусу міжгалузевих, робити не доцільно.

 4. Консультант суду:

           1) веде довідкову кодифікаційну роботу по внесенню змін в законодавчі та нормативні акти;

           2) бере участь у проведенні аналітичної роботи;

           3) здійснює добір відповідної літератури, законодавства та матеріалів судової практики;

           4) здійснює контроль за реалізацією узагальнень та аналізів;

           5) здійснює підготовку подань за їх результатами;

           6) інформує працівників суду про нове законодавство, зміни та доповнення до службових інструкцій;

           7) організовує та систематично проводить заняття з працівниками апарату суду;

           8) здійснює контроль за виконанням ухвал, постанов та підготовку подань по невиконаних ухвалах, постановах;

           9) здійснює організацію виконання доручень іноземних судів, підготовку доручень, клопотань.

5. Помічник голови суду:

1) здійснює підготовку проекту плану роботи суду, веде контроль за його виконанням;

1. здійснює організацію та аналіз роботи по скаргах і заявах громадян;
2. веде діловодство по кадровій роботі;
3. веде судову статистику;
4. веде аналітичну роботу;
5. здійснює підготовку даних судової статистики та інших матеріалів для розгляду на оперативних нарадах, веде протоколи оперативних нарад;
6. здійснює контроль за виконанням прийнятих рішень на оперативних нарадах;
7. здійснює підготовку проектів наказів.

6. Помічник судді:

1) вивчає позовні заяви та скарги, вносить пропозиції щодо організації їх розгляду;