Розподіл праці у колективі державного органу, установи вимагає відокремлення різних видів діяльності, при якому кожний з працівників виконує певну окрему, суворо визначену частину праці обсягу загальної роботи. [3][212]

Під функціональним розподілом праці у суді розуміється чітке визначення і розмежування завдань та функцій між його структурними підрозділами та функціональних обов'язків працівників суду. В свою чергу функціональні обов'язки - це повноваження, передбачені законом, трудовим договором, які обумовлені посадою або виконуваною роботою.

Під функціональними обов'язками судді розуміють можливість вчиняти різні процесуальні дії та здійснювати організаційні заходи, спрямовані на забезпечення розгляду справи. [134][213] Вид та міра функціональних повноважень судді визначається функцією судової влади та встановлюються законодавством.

Необхідність функціонального розподілу праці знаходить своє відображення у організаційній структурі управління.

Визначити коло обов'язків кожного працівника необхідно для того, щоб він їх знав, виконував та відповідав за їх виконання.

Що стосується суддів, то враховуючи їх специфічний статус як носіїв судової влади, їх повноваження згідно з законодавством поділяються на : 1) професійні; 2) функціональні та 3) процесуальні.

Професійні обов'язки суддів обумовлені їх статусом. До них належать : обов'язок дотримувати Конституції та законів України при здійсненні правосуддя; забезпечувати повний, всебічний та об'єктивний розгляд судових справ з дотриманням встановлених законом строків та інші обов'язки, закріплені у статтях 5 і 6 Закону України "Про статус суддів".

Функціональні обов'язки суддів містяться у Законі України "Про судоустрій". Вони в свою чергу поділяються на: 1)судові; 2) організаційно-розпорядчі; 3) аналітичні; 4) методичні та 5) контрольні.

Так, суддя місцевого суду відповідно до ст. 23 Закону України "Про судоустрій" здійснює :

1. правосуддя в порядку, встановленому процесуальним законом;
2. процесуальні та організаційні заходи з метою забезпечення розгляду справи;
3. контроль відповідно до закону за своєчасним зверненням до виконання судових рішень, постановлених під його головуванням;
4. інші передбачені законом повноваження.

Процесуальні повноваження суддів закріплені у процесуальному законодавстві.

Голова суду не тільки визначає обсяг обов'язків свого заступника (заступників), але й розподіляє судові справи між суддями місцевого суду.

При вивченні організації та умов праці у місцевих загальних судах ними були зібрані дані про розподіл справ між суддями одного суду на підставі принципу спеціалізації . На підставі такого аналізу ми дійшли висновку, що майже спеціалізація суддів по розгляду кримінальних, цивільних, а також та справ про адміністративні правопорушення, як засіб функціонального розподілу службових обов'язків у судах, зустрічається далеко не у всіх місцевих судах.[214]

Пояснюється це тим, що, по-перше, це реально можна вирішити при наявності не менш 6 суддів у місцевому судді, тому що під час відпустки, хвороби, відрядження, або очікування суддею обрання безстроково парламентом, яке інколи затягується до 3-6 місяців, справи певної категорії просто не будуть розглядатися у суді.

По-друге, при сьогоднішній чинності законодавства, постійному внесенню змін та доповнень до нього, один суддя не може якісно розглянути кримінальну справу, адміністративну, трудовий і цивільно-правовий спір, не кажучи про скарги на дії посадових осіб і т.п.

По-третє, порядок розгляду справ суддями місцевих загальних судів як по галузях права так і процесуально практично не змінився і лишається на тому ж рівні який був в посткомуністичній державі, тобто в тоталітарному суспільстві.

Таким чином, на жаль поки що судова реформа залишає невирішеним основне питання, яке може суттєво вплинути на процес оптимізації діяльності місцевих судів - запровадження конституційного принципу спеціалізації суддів.

Важливо відмітити те, що судово-правова реформа, яка проводиться в Україні з 1992 року, фактично аж ніяк не змінила в сторону покращення роботу місцевих загальних судів. При тій лавині змін в чинне законодавство яку ми маємо на сьогодні, з врахуванням рішень Конституційного Суду України, постанов Пленуму Верховного Суду України детально розглядати в один день трудові, сімейні, адміністративні та кримінальні справи фізично неможливо.

Як показує практика робочий день судді приблизно виглядає так : в першу чергу розглядаються адміністративні справи, після цього цивільні, якщо вони є не надто складними, і в завершення їх розгляду суддя приступає до вирішення кримінальної справи.

Думається, що при такому розкладі ретельно вивчити правові норми, які регулюють вирішення певних судових справ, практично неможливо.

 Важливою і надзвичайно актуальною проблемою в роботі суддів місцевих загальних судів є строки розгляду справ. Розглянемо, наприклад, рух цивільної справи, яку розглядає суддя місцевого загального суду у відповідності до строків встановлених чинним цивільно-процесуальним законодавством.

У відповідності до ст.146 ЦПК України - підготовка справи до судового розгляду повинна бути проведена не більше, як в семиденний строк, а у виключних випадках цей строк може бути продовжений до 20 днів з дня прийняття заяви.

Ст. 147 ЦПК України встановлює такі строки розгляду цивільних справ:

1)трудові справи - в семиденний строк;

2)справи про стягнення аліментів і про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я, а також втратою годувальника, - у десятиденний строк;

3)всі інші справи - у п'ятнадцятиденний строк [220][215].

Слід відмітити, що ці процесуальні строки розгляду цивільних справ не змінено також з часів посткомуністичної держави. Вважаємо, що це нереальні строки.

Не вдаючись в детальний аналіз, навіть суддя - початківець скаже, що по строках розгляду немовна зрівняти справи про стягнення аліментів і про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я. Останні являються як правило надзвичайно складними.

Тепер відтворимо процес розгляду цивільних справ суддею з врахуванням вимог ст.91 ЦПК України, щоб "повістка про виклик до суду повинна бути завчасно вручена особі, яка викликається, але у всякому разі не пізніше ніж за п'ять днів до судового засідання." [220][216].

Незрозуміло, як можуть бути розглянуті трудові справи в семиденний строк після закінчення підготовки справи і одночасно викликати сторони і осіб, що беруть участь в судовому засіданні, так щоб судові повістки були вручені не пізніше ніж за п'ять днів до розгляду справи? Разом з тим, практика говорить, що в межах адміністративного району повістки ідуть біля 5 днів.

Слід відмітити, що в законодавствах більшості європейських країн, такого інституту, як строки розгляду цивільних справ немає і судді керуються при розгляді справ строком розумної достатності і кожний конкретно суддя визначає сам, який строк він буде слухати справи, точніше він не може знати наперед скільки часу необхідно буде для всебічного і об'єктивного вирішення цього чи іншого цивільного спору.

Це в повній мірі відповідає вимогам ст.6-1 Конвенції "Про захист прав людини та основних свобод" прийнятої в м. Римі 4 листопада 1950 року де вказано: "Кожен при вирішенні питання щодо його цивільних прав та обов'язків або при встановленні обґрунтованості будь-якого кримінального обвинувачення, висунутого проти нього, має право на справедливий і відкритий розгляд упродовж розумного строку незалежним і безстороннім судом, встановленим законом." [124][217].

Працюючи чотирнадцять років на посаді голови місцевого загального суду, а також спілкуючись із суддями з різних регіонів, автор побачив важливу закономірність, яка полягає в тому, що зокрема середньомісячне навантаження на суддів місцевих міських судів порівняно з місцевими районними судами переважно вище майже в два рази.

Яскравим прикладом цього є аналіз діяльності місцевих судів Рівненської області. Так наприклад за 2001 рік місячна навантаженість на одного суддю місцевого суду м. Рівне склала 112,45 справ при середньо обласній навантаженості 66 справ. Слід відмітити, що в 2001 році в суді працювало 12 суддів.

За 2003 рік фактична місячна завантаженість на одного суддю цього суду склала 181,84 справи, при середньо обласній навантаженості 90 справ. В суді працювало вже 18 суддів [4][218].

Це свідчить про те, що місцеві суди в містах перевантажені, а як наслідок цього - порушення строків розгляду справ, поспішний і неякісний їх розгляд.

Вважаємо, що створенням судових округів дана проблема вирішалася б автоматично, так як при їх створенні можна врахувати в першу чергу навантаження на суддю.

Зокрема такий принцип взятий за основу функціонування мирових судів в Росії, там судові дільниці створюються із розрахунку чисельності населення на такі дільниці від 15 до 30 тис. населення [86][219].

Ми вважаємо також, що об'єднання міських і районних судів в міськрайонні у відповідності до Указу Президента України "Про внесення змін до Мережі та кількісного складу суддів місцевих судів" від 15 березня 2004 року лише ускладнить роботу цих судів, адже в багатьох цих судових установах буде працювати більше 100 працівників разом із суддями. Все це лише ускладнить функціонування таких судів.

Рівень усієї судової діяльності залежить від якості та своєчасності виконання своїх функціональних обов'язків кожним працівником місцевого суду, в тому числі - працівниками апарату суду.

На апарат місцевого суду покладається здійснення організаційного забезпечення роботи місцевого суду. Його очолює керівник апарату - завідуючий секретаріатом, який підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідними територіальними управліннями державної судової адміністрації. Правовий статус службовців, які працюють в апараті суду, визначається законом про державну службу (ст. 130 Закону України "Про судоустрій").

Від виконання ряду організаційно-технічних заходів залежить своєчасне призначення судових справ до розгляду, вирішення скарг та інших звернень громадян, чітке та культурне обслуговування осіб, що звернулися до суду. Як вірно вказує Н.П. Макарова,- важко переоцінити усю важливість роботи по виготовленню протоколів судових засідань та інших процесуальних документів, обліку та зберіганню справ, веденню статистичної звітності. [115][220]

Тому функціональний розподіл обов'язків між працівниками секретаріату суду, секретарями судових засідань, секретарями суду та іншими працівниками апарату місцевого суду - важлива проблема правильної організації роботи, якої необхідно приділяти значну увагу у кожному місцевому суді.

Якщо професійні обов'язки суддів закріплені у чинному законодавстві, то організаційне забезпечення роботи місцевого суду вже декілька років ведеться фактично у відповідності до недіючої Інструкції, оскільки "Інструкція з діловодства у Верховному Суді Автономної республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольських міських, районному (міському) судах, яка була затверджена наказом Міністра юстиції України від 13 березня 1997 роках за №82/1886  [76][221] втратила свою чинність.