Дослідники виділяють такі етапи бесіди: підготовка до бесіди, встановлення контакту, орієнтування в ситуації й людях, обговорення питання й прийняття рішення, вихід із контакту.
   Основними етапами ділової бесіди є: підготовчі заходи, початок бесіди, інформування присутніх, аргументування положень і завершення бесіди.
   Підготовчі заходи пов?язані з початковим етапом проведення бесіди. Не існує єдиних безпомилкових правил підготовки до ділової бесіди. Однак буде корисним варіант схеми такої підготовки: планування, збирання матеріалу і його оброблення, аналіз зібраного матеріалу та його редагування.
   П. Мицич зазначає, що, готуючись до бесіди, потрібно:
   - обрати найбільш вдалі момент і місце для проведення бесіди і лише після цього домовлятися про зустріч;
   - з?ясувати все про співрозмовника (його ставлення до ініціатора бесіди та рівень моральної культури;
   - зібрати і систематизувати інформацію, необхідну для розмови;
   - створити відповідну атмосферу довіри, щоб схилити до себе співрозмовника;
   - визначити мету, стратегію й тактику проведення бесіди, скласти детальний план розмови, виділити базові слова, ключові речення;
   - уявити собі позицію співрозмовника з цього питання та хід бесіди, передбачити нюанси, які можуть вплинути на її перебіг і результат.
   На початковому етапі планування визначають тему, яку бажано обговорити, і можливих учасників ділової розмови.
   Потім слід вибрати найбільш вдалий момент і лише потім домовлятися про зустріч.
   Коли бесіда вже призначена, складається план її проведення. Спочатку слід визначити цілі, які ви перед собою поставили, а потім розробити стратегію їх досягнення і тактику ведення бесіди. Такий план — це чітка програма дій з підготовки та проведення конкретної бесіди.
   Підготовка і планування бесіди дозволяє завчасно передбачити можливі суперечливі моменти, що знижує ефективність зауважень співбесідника. Набуваються навички швидкої та гнучкої реакції при виникненні непередбачуваних ситуацій.
   Планування ділової бесіди дає змогу визначити її конкретну мету вже на початку підготовки до неї, знайти та усунути "вузькі" місця в бесіді, узгодити час її проведення.
   Збирання матеріалу для ділової бесіди — тривалий процес, що включає в себе пошук можливих джерел інформації. Зібрані та ретельно відібрані фактичні дані систематизуються, що дозволяє виділити найважливіші факти, на яких варто акцентувати увагу.
   Аналіз зібраного матеріалу допомагає визначити взаємозв?язок фактів, зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, тобто зробити першу спробу скомбінувати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле.
   Кінцева стадія підготовки бесіди — редагування тексту, доробка й остаточне його шліфування.
   Початок бесіди — дуже важливий етап. Його завданнями є:
   - встановлення контакту із співбесідником;
   - створення ділової атмосфери;
   - намагання привернути увагу до актуальних питань, що обговорюватимуться.
   Початковий етап бесіди має насамперед психологічне значення. Перші фрази діють на співбесідника (на його рішення вислуховувати вас далі чи ні).
   Встановлення контакту (встановлення психологічного духовного зв?язку між людьми. Цей зв?язок має сприяти взаєморозумінню і взаємовпливу). Знайти вдалий спосіб входження в контакт можна через усмішку, погляд, міміку, інтонацію голосу.
   Розрізняють контакти: вербальні, невербальні, глибинно-особистісні, емоційні, епізодичні, ефективні, неефективні інтелектуальні, постійні, усвідомлені, неусвідомлені, поверхові тощо.
   Дослідники зазначають, що контакт людей починається із контакту очей (коли зустрілися погляди, вони можуть бути зацікавленими, миттєвими, довірливими, настороженими). Після цього треба привітатися, познайомитися. Рекомендації щодо знайомства описано в багатьох працях.
   Рекомендують навчитися запам?ятовувати ім?я та по батькові людини, з якою ведете бесіду, адже своє ім?я звучить для кожного, як найкраща музика.
   Велике значення має і дистанція між людьми під час спілкування. Під час ділових зустрічей люди можуть знаходитися на відстані 1,2—3,7 м один від одного.
   Співбесідники є більш уважними на початку бесіди (висока концентрація уваги). Уже від перших фраз залежатиме ставлення до вас вашого співрозмовника.
   На початку бесіди потрібно уникати вибачень, виявлення ознак невпевненості. Вельми корисно точно і з правильним наголосом назвати повне ім?я співбесідника, обов?язково запам?ятати його і в подальшому якомога частіше звертатися до співрозмовника на ім?я.
   Правильний початок бесіди передбачає назвати мету, тему та ознайомити з послідовністю питань, які заплановано розглянути.
   Рекомендують починати розмову:
   - із запитання, яке разом з відповіддю повинне викликати інтерес партнерів;
   - з посилання на якусь цікаву подію, що сталася;
   - з компліменту;
   - з переліку проблем, що будуть розглянуті.




































   Чим незвичайнішим буде початок розмови, тим швидше опанується увага партнерів. Не можна починати розмов з вибачення, подяки, неповаги до партнера.
   Бесіду варто вести в привітному і доброзичливому тоні.
   Істотне значення має і ритм бесіди. Потрібно пробувати підвищувати її інтенсивність залежно від наближення до завершення, оскільки уважність зменшується, дається взнаки втома співбесідника. Великого значення потрібно надавати ключовим словам.
   Існує багато прийомів початку бесіди. Але всі їх різновиди можна звести до чотирьох основних:
   1) прийом зняття напруги (сприяє встановленню особистих контактів);
   2) прийом "зачіпки" (дозволяє коротко викласти ситуацію або проблему, зв?язавши її зі змістом бесіди, та використати цю "зачіпку" для початку бесіди);
   3) прийом стимулювання гри уяви (припускає на початку бесіди постановку великої кількості питань з проблем, які повинні розглядатися під час бесіди);
   4) прийом прямого підходу (означає безпосередній підхід до справи, без будь-якого вступу).
   Важливе значення має орієнтування в ситуації й людях, що передбачає врахування власного емоційного стану, стану співрозмовника і особливостей довкілля.
   Не рекомендують навіть розпочинати розмову із знервованим співбесідником. У ділових бесідах треба бути оперативними, гнучкими, виявляти творчість.
   Потрібно з?ясувати тривалість бесіди, обумовити мету зустрічі, уявити собі образ партнера, передбачити його поведінку.
   Для цього необхідно вивчити все про майбутнього співбесідника (вік, стать, типова поведінка в тій чи іншій ситуації тощо). Залежно від характеру люди по-різному готуються до бесід: одні детально обмірковують тему розмови, добирають засоби впливу і ці співбесідника, інші — не займаються такою ретельною підготовкою. Покладаючись лише на свою інтуїцію та розум. Виділяють дев?ять типів співрозмовників:
   1) безглузда людина — нетерпляча, збуджена; у бесіді несвідомо підштовхує співбесідника не погоджуватися з висловленими тезами та твердженнями. З такою людиною потрібно бути спокійним, спростовувати її твердження, не виходити за межі професійного спілкування;
   2) статечна людина — доброзичлива та спокійна в розмові, під час підведення підсумків зустрічі їй слід дати можливість виявити себе;
   3) всезнайко — завжди має на все свою думку, яку хоче виголосити, думка співрозмовника його не цікавить. У бесіді рекомендують збити пиху з такої людини, для цього можна використати складні запитання;
   4) балакун — любить говорити сам, не вміє вислуховувати інших, перебиває співрозмовника. Рекомендовано своєчасно й тактовно зупиняти таких людей;
   5) боягуз — часто відмовчується, не любить виставляти себе на посміховисько, щоб не здатися безглуздою людиною. З такою людиною потрібно поводитися тактовно, прислухатися до її думок;
   6) неприступна людина — має такий вигляд, ніби все відбувається поза її особою і не варте її уваги та зусиль. До такої людини потрібно виявляти інтерес, підкреслювати значення її знань та досвіду;
   7) незацікавлена людина — намагається демонструвати свою незацікавленість тим, що відбувається навколо;
   8) "велике цабе" — не терпить критики, себе вважає кращою від інших, свої пропозиції єдино правильними. З такою людиною треба бути обережними, ні в якому разі не критикувати її. Рекомендують у розмові з нею використовувати прийом протиставлення на зразок: "Так..., проте";
   9) чомучка — завжди про все і про всіх запитує. Рекомендують такій людині ставити подібні запитання, змушуючи н розмірковувати над проблемою, яку винесено на обговорення.
   Будь-якому фахівцеві знання про такі типи людей допоможуть врахувати особливості спілкування з ними і краще підготуватися до зустрічі.
   Зауважимо, що досягти успіху в бесіді зможуть люди, які:
   - не відчувають тривоги та упередженості у спілкуванні;
   - які вміють встановлювати зворотній зв?язок, передбачати ситуацію;
   - люблять себе (у народі кажуть, що лише та людина може любити і поважатим інших, яка любить і поважає себе);
   - мають необхідну захисну реакцію (розуміння, що постійні помилки до добра не приводять);
   - можуть заздалегідь розпізнати і врахувати темперамент та вікові і статеві особливості співрозмовників;
   Наступний основний етап ділової бесіди — інформування присутніх, тобто передача відомостей, з якими ви хочете їх ознайомити. Така передача повинна бути точною, ясною, професійно правильною і, по можливості, наочною.
   Особливу увагу слід приділяти стислості викладу. Необхідно не забувати про часові норми бесіди.
   Постійно слід пам?ятати про напрями бесіди, тобто тримати в голові її основні завдання і не відхилятися від теми, навіть якщо співбесідники "закидають" доповідача запитаннями.
   Під час бесіди потрібно постійно звертатися до співбесідника із запитаннями, ураховуючи, що особистий вплив у ділових стосунках має дуже велике значення.
   Найбільш розповсюджена помилка молодих підприємців у надмірному говорінні, коли намагаються переконати співрозмовника в правоті своєї точки зору. Потрібно дати можливість висловитися й іншим. Адже недарма римляни казали: "Audietur et altera pars" ("Нехай буде вислухана й інша сторона").
   Не потрібно боятися ставити запитання. Це лише полегшить ділову розмову, оскільки дасть можливість легко зорієнтуватися в ставленні співрозмовника до проблеми.
   У процесі інформування не треба боятися зауважень співбесідників. Кажуть, людина без зауважень — це людина без власної думки. Зауваження співбесідника означають, що він вас активно слухає, слідкує за вашим виступом, ретельно перевіряє вашу аргументацію і все обмірковує.
   Зауваження полегшують бесіду, оскільки вказують на те:
   - чи цікавився співбесідник темою;
   - у яких положеннях ще потрібно переконати співрозмовника;
   - що думає співбесідник про суть справи.