Державними структурами, що займаються спадковими справами з іноземним елементом є консульські установи та дипломатичні представництва, Консульський департамент при МЗС України, а також державнінотаріальні контори.

Консульські установи України сприяють захисту прав та інтересів громадян України за кордоном у вирішенні спадкових питань відповідно до  законодавства України. На консульські установи України покладено обов'язок захищати та охороняти за кордоном права та інтереси України, юридичних осіб і громадян України. Це положення випливає з Віденської  конвенції про консульські зносини, що була підписана у Відні 24 квітня 1963 p., де п. "f" ст. 5 передбачено, що до консульських функцій входить виконання обов'язків нотаріуса. Крім того, у Віденській конвенції зазначено, що консульський архів і документи консульської установи, очолюваної почесною консульською посадовою особою, недоторканні в будь-який час і незалежно від їхнього місцезнаходження, за умови, що вони зберігаються окремо від інших паперів і документів, і в тому числі від приватної кореспонденції глави консульської установи і будь-якої особи, що із  ним працює, а також від матеріалів, книг і документів, що належать до  їхньої професії або заняття.

Конкретизуються повноваження консулів у двосторонніх або багатосторонніх угодах. Так, у статтях 42-47 Договору між Україною та Чеською  Республікою про правову допомогу в цивільних справах, що ратифікований Законом від 10 січня 2002 р. № 2927-ІП, зазначається, що у тому випадку, коли громадянин однієї Договірної Сторони помер на території другої Договірної Сторони, відповідний орган юстиції останньої негайно сповіщає про його смерть дипломатичне представництво чи консульську установу тієї держави, громадянство якої мав померлий, і водночас повідомить все, що йому відомо про спадкоємців, місце їхнього проживання чи перебування, про обсяг спадкового майна та про заповіт, якщо такий  існує. Якщо громадянин однієї Договірної Сторони помер під час поїздки на території другої Договірної Сторони, де він не мав постійного місця проживання, тоді речі, що були при ньому, за описом передаються дипломатичному представництву або консульській установі Договірної Сторони, громадянином якої був померлий.

Дипломатичне представництво або консульська установа однієї Договірної Сторони мають право представляти інтереси громадян своєї держави у питаннях успадкування (крім права відмови від спадщини) перед  органами юстиції другої Договірної Сторони без особливого доручення, .якщо ці громадяни за їхньої відсутності не в змозі своєчасно захистити свої права   та інтереси і не призначили уповноваженого. Крім того, в цій угоді  регламентовано заходи з охорони спадщини, відкриття та оголошення заповіту  та видачу спадщини.

 Обсяг і зміст консульських функцій щодо представництва, установлюваних конвенціями, різний. Так, в Угоді між Україною та Турецькою Республікою про правову допомогу та співробітництво в цивільних справах, яку ратифіковано Законом від 5 липня 2001 р. № 2605-ІП, висвітлено питання  право успадкування; перехід спадщини державі; форма заповіту; компетентність у справах про успадкування; заходи щодо охорони спадщини.

Оскільки Україна - правонаступниця СРСР, то можна вважати, що для  України є чинною Консульська конвенція між Союзом Радянських Соціалістичних Республік і Французькою Республікою, ратифікована Президією Верховної Ради СРСР 26 березня 1968 р. Зокрема, у цій угоді встановлюється, що консульська службова особа може звертатися до компетентних властей держави перебування з проханням вжити заходів щодо охорони та управління спадковим майном, залишеним у цій державі громадянинові репрезентованої держави, а також повідомити його про такі заходи, в разі коли ними їх уже вжито. Консульська службова особа може безпосередньо або через представника допомогти у здійсненні таких заходів. Ці та інші правові особливості такої угоди свідчать про індивідуальність кожної міжнародної угоди.

Перелік двосторонніх консульських конвенцій між Україною і іноземнимидержавами подано у додатках.

Державою консульська діяльність регулюється Консульським статутом України, який було затверджено Указом Президента України "Про Консульський статут України" від 2 квітня 1994 р. № 127/94, із змінами та доповненнями від 21 травня 2002 р. № 474/2002.

Департамент Консульської служби захищає спадкові права громадян України, які мають право на спадок за законами країни відкриття спадщини та які мають право на спадщину в Україні відповідно до ЦК, проживаючи поза межами України.

Процедура усіх нотаріальних проваджень, які пов'язані зі спадкуванням та які вчиняються консулом або іншою посадовою особою консульської установи чи дипломатичного представництва, передбачена Положенням про порядок учинення нотаріальних дій у дипломатичних представництвах та консульських установах України від 27 грудня 2004 р. (далі -Положення).

Перелік повноважень консула встановлено також у Законі України "Про нотаріат".

Для розгляду Департаментом консульської служби або Консульськими установами України за кордоном питань, пов'язаних із спадщинами, відкритими на користь громадян України, треба вказувати таку інформацію:

1.Дані про спадкодавця:

1.1.   Прізвище, ім'я та по батькові (зазначити всі прізвища, які мала ця -особа);

1.2.   Дата та місце реєстрації смерті;

1.3.   Громадянство;

1.4.   Останнє місце постійного проживання;

1.5.   Інші дані, що можуть мати значення для встановлення спадкоємців.

2.Дані про спадкоємців:

2.1.    Прізвище, ім'я та по батькові (зазначити всі прізвища, які мала ця  особа);

2.2.   Родинні, шлюбні чи інші зв'язки зі спадкодавцем;

2.3.    Громадянство;

2.4.    Місце постійного проживання;

2.5.    Місце проживання на момент отримання інформації про відкриту спадщину.

3.Інформація щодо спадкового майна:

3.1.    Час та місце відкриття спадщини;

3.2.    Наявність/відсутність заповіту;

3.3.    Склад спадкового майна (нерухомого та рухомого майна, а також грошові та інші заощадження, у тому числі банківські рахунки, цінні ~.zпери тощо);

3.4.    Місцезнаходження нерухомого майна, якщо воно входить до складу спадщини.

4.Інформація про особу, від якої надійшло повідомлення про відкриту 
спадщину, а також осіб, які займаються спадщиною:

4.1.    Прізвище, ім'я та по батькові для фізичної особи;

4.2.    Місце роботи, посада;

4.3.    Адреса, телефон, факс;

4.4.    Відношення до відкритої спадщини;

4.5.    Адреси, телефони, факси юридичних/фізичних осіб, які займаються спадщиною (адміністратори, виконавці тощо);  

4.6.    Особливості законодавства про спадщину країни, в якій вона відкрилася.

При отриманні інформації про відкриту спадщину у вигляді грошових заощаджень, що зберігаються в банківських установах, додатково повідомляються реквізити відповідного банку (назва банку, номериpaхунків, місце та час вчинення відповідного вкладу та ін.).

Згідно зі ст. 36 Консульського статуту України "Консул вживає заходівдля охорони майна, що залишилося після смерті громадянина України".

Правила вчинення нотаріальних дій, передбачених Законом України  "Про нотаріат", поширюються й на діяльність консульської установи, але мають певні специфічні особливості. Так, довідки про вчинені нотаріальні дії і документи видаються відповідно до законодавства про нотаріат. Нотаріальні дії вчиняються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів, але при цьому за вчинення нотаріальної дії слід сплатити консульський збір і відшкодувати фактичні витрати. Так, за консульські дії, а саме нотаріальні, що вчиняються за кордоном і на території України, справляється консульський збір. Відшкодуванню підлягають також фактичні  витрати, пов'язані з виконанням зазначених дій (ч.1 ст. 47 Статуту). Консульський збір справляється відповідно до Тарифу консульського збору України і Положення про консульський збір України: за кордоном - у валюті країни перебування, в Україні - в національній валюті (ст. 57 Статуту). Але у цьому контексті слід проаналізувати дві норми - статті 47 і 56 Статуту щодо відшкодування фактичних витрат при вчиненні нотаріальних дій. До внесення змін 21 травня 2002 р. у редакції ст. 56 у ч. 2 мало місце положення про те, що, крім консульського збору за виконання консульських дій, мають відшкодовуватися фактичні витрати. Зараз же положення ч. 2 ст. 56 Статуту виключено. Але коли йдеться про вчинення нотаріальних дій, то, крім консульського збору, особам потрібно відшкодувати фактичні витрати (ст. 47 Статуту),  хоча нічого не сказано  про те, що  собою являють фактичні витрати, тобто з чого вони складаються. Про відшкодування фактичних витрат також йдеться у п. 2.2 Положення про прядок учинення нотаріальних дій у дипломатичних представництвах та консульських установах від 27 грудня 2004 р.

Згідно з Положенням про дипломатичне представництво України за кордоном, яке було затверджене Розпорядженням Президента України від  22 жовтня 1992 р. №166/91-рп, передбачається, що дипломатичне представництво України за дорученням Міністра закордонних справ України може виконувати консульські функції, тобто вчиняти нотаріальні

Оскільки Консульський статут був затверджений Указом Президента 2 квітня 1994 p., а Положення про порядок учинення нотаріальних дій у дипломатичних представництвах та консульських установах затверджено Мін'юстом та МЗС лише 27 грудня 2004 p., тобто через 10 років, автори вважають доцільним зупинитися на аналізі тих положень, які безпосередньо стосуються спадкових правовідносин.

Слід зазначити, що питання захисту консулами спадкових прав громадян України, які перебувають за кордоном, потребує особливої уваги, про що нині у своїх наукових дослідженнях почали писати вчені, що визначає актуальність їх наукових доробок у контексті реалізації Указу Президента про реформування дипломатичної служби. Аналізуючи Положення слід сказати, що воно, на наш погляд, деякою мірою дублює Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України від 3 березня 2004 р., при цьому не враховуються особливості консульської діяльності та положень міжнародних договорів, які мають суттєвий вплив на вчинення нотаріальних дій консулами.

Але вважаємо доцільним зупинитися лише на особливостях вчинюваних консулом нотаріальних дій, які пов'язані зі спадковими правовідносинами.

Беручи до уваги, що термін "свідоцтво" у Консульському статуті застосовується лише двічі і щодо вчинення консулом дій, які пов'язані із суднами України, може скластися враження, що консули не видають інші  свідоцтва. Однак наведені вище повноваження чітко встановлені у ст.38Закону України "Про нотаріат". Хоча процедура видачі таких свідоцтв консулом не встановлена у Законі "Про нотаріат" та Консульському статуті, але вона регламентується Положенням, згідно з яким консули вчиняють нотаріальні дії.

Виходячи з процедури видачі відповідних свідоцтв державними нотаріусами України та нотаріусами у багатьох країнах світу можна стверджувати, що видача свідоцтва про право на спадщину консулами України має здійснюватися у виняткових випадках. Зокрема, про видачу свідоцтвапро  право на спадщину консулами України у ЦК України нічого не зазначено.