Функції - це спеціальні, заздалегідь створені формули, які дозволяють виконувати обчислення. Функція складається з двох частин: імені функції і аргументу. Аргумент функції вказується в дужках після імені функції. Функція може використовуватися самостійно або бути елементом формули.

Для самостійного використання функції слід виділити комірку, в якій буде розміщений результат, виконати: Вставка^Функция або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів, вибрати функцію із запропонованого списку і ввести аргумент. При введенні аргументу можна вказувати посилання на комірки таким чином:

•  суміжні комірки - виділити буксируванням у таблиці або вказати ім' я першої комірки діапазону і через двокрапку (:) - ім'я останньої комірки діапазону (А5:М5);
•  несуміжні комірки - виділити в таблиці комірки при натиснутій клавіші [Ctrl] або ввести посилання на комірки, розділяючи їх крапкою з комою (;) (M5;Z1);
•  при введенні аргументів можна використовувати імена комірок і діапазонів - клавіша [F3] відкриває список існуючих імен у книзі.

Аргументи функції можуть бути як константами, так і формулами. Ці формули, у свою чергу, можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. У формулах Excel використовується до семи рівнів вкладення функцій.