3.1. Основні функціональні можливості текстового процесора MS Word при створенні юридичних документів
Сторінки матеріалу:
- 3.1. Основні функціональні можливості текстового процесора MS Word при створенні юридичних документів
- Сторінка 2
Microsoft Office Word - текстовий процесор, доступний під Windows і Apple Mac OS X. Дозволяє створювати документи високого ступеня складності. Підтримує технологію OLE, модулі сторонніх розробників, що підключаються, шаблони, захист документа, макроси та ін. Головні конкуренти - OpenOffice Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect і Apple Pages.
Основні можливості редактора викладені в рамках дисципліни ОІОТ, тому розглянемо лише окремі прийоми роботи в Microsoft Word.
Поняття шаблону. Кожен документ Microsoft Word оснований на шаблоні. Шаблон - це бібліотека стилів, яка визначає основну структуру документа і містить його настройки, такі як елементи автотексту, шрифти, необхідні поєднання клавіш, макроси, меню, параметри сторінки, форматування і стилі. Шаблони дозволяють використовувати один і той самий стиль у різних текстових документах. Загальні шаблони, включаючи шаблон Normal.dot, містять настройки, доступні для всіх документів. Шаблони документів, наприклад, записок або факсів у діалоговому вікні Шаблоны, містять настройки, доступні тільки для документів, основаних на відповідних шаблонах.
Користувач може одержати доступ до наступних шаблонів Microsoft Word:
- шаблони Microsoft Word на локальному комп'ютері - виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати Шаблоны на моем компьютере;
- шаблони Microsoft Office Online. Microsoft Office Online - це веб-вузол, створений компанією Microsoft на допомогу ко-
41
ристувачам Microsoft Office. На цьому вузлі розташовується довідка і підтримка, перевірка оновлень Microsoft Office, різні шаблони і пробні версії варіантів. Для доступу виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати Шаблоны на узле Office Online;
- створення файла на підставі шаблону, розташованого на ваших веб-серверах. Для доступу виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати На моих веб-узлах. У полі Имя файла введіть Інтернет-адресу або адресу внутрішньої мережі і шлях до шаблону. Для відкриття натисніть кнопку Открыть;
- створення власного шаблону - ввести текст шаблону або відкрити документ, який треба перетворити на шаблон, виконати: Файл^Сохранить как... Указати Тип файла^Шаблон документа і дати шаблону ім'я. Доступ до створеного шаблону здійснюється так само, як і до шаблону на локальному комп'ютері.
Швидкий перехід по тексту - при роботі з багатосторінковими документами доводиться здійснювати перехід у межах тексту. Для швидкого переходу виконати Правка^Перейти (або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+G). З'явиться вікно Найти и заменить з відкритою вкладкою Перейти. Дана вкладка дозволяє перейти до потрібної сторінки, закладки, рядка, виноски, розділу, примітки тощо.
Пошук фрагмента тексту - виконується в багатосторінкових документах по слову або словосполученню. Результат пошуку - виділене вказане слово або словосполучення на поточній сторінці або нижче по тексту. Для пошуку фрагмента виконати Правкам Найти і ввести слово або словосполучення для пошуку. Для підвищення релевантності пошуку можна натиснути кнопку Больше і виконати настроювання параметрів пошуку.
Закладка - використовується для прискореного доступу до найбільш використовуваних сторінок у багатосторінковому документі. Установіть курсор в місці, на яке буде здійснюватися перехід при використанні закладки, виконайте Встав- ка^Закладка. Введіть ім'я закладки. Ім'я закладки починається з літери і може містити тільки літери і цифри. Документ може ма- ти декілька закладок. Для того, щоб скористатися закладкою, слід знов виконати Вставка^Закладка, вказати потрібну закладку, натиснути Перейти.
Гіперпосилання - текст документа може містити елементи (слова, символи, значки, малюнки і т. ін.), при натисканні на які буде здійснений автоматичний перехід на інший файл, який може знаходитися на вашому ПК, на ПК вашої локальної мережі або в Інтернеті, а також перехід в інший розділ поточного документа.
Існують два види гіперпосилань - абсолютне і відносне. Абсолютне гіперпосилання - це гіперпосилання, що містить повну адресу файла або веб-вузла. Наступна адреса є прикладом такої повної адреси в абсолютному гіперпосиланні: http://www.microsoft.com/support.
Відносне гіперпосилання містить адресу щодо адреси файла призначення. Адреса файла призначення також відома як база гіперпосилання.
База гіперпосилання - це спільно використовуваний у файлі шлях, що вказує на файл, у якому міститься гіперпосилан- ня на файл призначення.
Наприклад, документ має наступну базу гіперпосилання: C:\Documents and Settings\Username\My Documents.
Документ "Sales.doc" розташований по наступному шляху: C:\Documents and Settings\Username\My Docu-
ments\April\Sales.doc.
Відносне гіперпосилання на документ містить тільки відносну адресу Sales.doc. Тому воно містить наступну адресу: April\Sales.doc.
Для створення гіперпосилання слід в потрібному місці документа виділити якийсь елемент документа (слово, позначку, літеру, малюнок тощо), викликати контекстне меню виділеного елемента, або ж просто викликати контекстне меню і виконати команду Гиперссылка. У переліку Связать с... задати об'єкт, на який посилається гіперпосилання - файл, веб-сторінку, новий документ, адресу електронної пошти. Для створення гіперпоси- лання на файл або веб-сторінку треба задати шлях до файла або адреси веб-сторінки. Щоб створити гіперпосилання на певному місці в поточному документі, це місце попередньо треба позна- чити закладкою і послатися на неї.
Заміна слова в тексті - використовується у випадках некоректного перекладу або орфографічної помилки, що повторюється в тексті. Виконати Правкам Заменить, ввести помилкове слово и слово, на яке його треба замінити. Залежно від вибору користувача відбудеться заміна або першого знайденого помилкового слова, або в усьому тексті. Заміна виконується тільки в тій граматичній формі, в якій слово вказане у вікні Заменить на...
Вставка об'єкта в текстовий документ. Текстовий документ може бути оформлений різноманітними об'єктами - малюнками, таблицями, діаграмами, відеокліпами, аудіофрагментами тощо. Для їх вставки в текстовий документ виконати: Вставка^-Обьект.
Якщо об'єкт вже існує у вигляді файла відповідного типу, перейдіть на вкладинку Создание из файла и за допомогою кнопки "Обзор" вкажіть шлях до потрібного файла та тип зв'язку з відповідним додатком. Текстовий редактор Word підтримує технологію OLE - технологію роботи з документом, складові частини якого (об'єкти) розроблені в різних додатках. Для подальшої роботи з упровадженими об'єктами Word автоматично завантажте потрібний додаток.
Якщо об' єкт треба створити, на вкладці Создать слід указати тип об'єкта і за допомогою відповідного додатка створити його або обрати із переліку наявних файлів.
Створення списків. Багаторівневі списки використовуються для переліку об'єктів за відповідною класифікацією. Наприклад:
- Апаратна частина ПК
- Системна плата
- Накопичувачі
- Периферійні пристрої
- Програмне забезпечення ПК
- Системне ПЗ
- Операційні системи
- Утиліти
- Інструментальне ПЗ
- Системне ПЗ
Для створення багаторівневого списку треба виділити потрібні абзаци, які містять його елементи, викликати контекстне меню, виконати: Список. У вікні, що з'явилося, перейти на вкладку Многоуровневый і вибрати потрібний тип багаторівневого списку (в даному випадку другий тип).
Після цього слід виділити елементи другого рівня, викликати контекстне меню і виконати: Увеличить отступ. Аналогічно створюються елементи третього рівня (для їх створення потрібно двічі натиснути кнопку Увеличить отступ, оскільки при кожному її натисканні відбувається переміщення на наступний рівень).
Стильове форматування - це форматування тексту з використанням стилів. Якщо задати для абзацу потрібний стиль, то редактор автоматично відформатує цей абзац, вибравши певний шрифт, параметри абзацу, мову, обрамлення, нумерацію і т. ін. Якщо змінити характеристики стилю, то також автоматично зміняться відповідні характеристики всіх абзаців згідно з обраним стилем. У текстовому редакторі Word існує велика кількість стилів, але зазвичай використовуються наступні:
Заголовок 1 - для назви розділів;
Заголовок 2 - для назви параграфів;
Обычный - для звичайного тексту.
Для задання потрібного стилю слід установити курсор на відповідному абзаці. Потім задати потрібний стиль з розкритого списку в панелі інструментів або виконати: Формат ^ Стили и форматирование і в правій частині вікна вказати необхідний стиль.
Зміст до кум ента - це список назв розділів, параграфів тощо із зазначенням сторінки. Для автоматичного створення змісту потрібно заголовки розділів і підрозділів виділити відповідними стилями. Заголовки розділів першого рівня (наприклад, ВВЕДЕННЯ, ВИСНОВОК, назви розділів) виділяємо стилем Заголовок 1, заголовки підрозділів - стилем Заголовок 2 і т. д. Потім слід встановити курсор в місце формування змісту і виконати: Вставка^Ссылка^-Оглавление и указатели. У вікні, що з' явилося, потрібно перейти на вкладку Оглавление і задати кількість рівнів змісту ( якщо в документі є тільки розділи і підрозділи, то буде всього два рівні, якщо у підрозділах є парагра- фи - це три рівні і т.д.).
Для автоматизації багаторазового виконання часто виконуваних з документом робіт створюються макроси, наприклад, для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування, об'єднання декількох команд (для вставки таблиці з вказаними обсягами і межами і певним числом рядків і стовпців), спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах, автоматизації обробки складних послідовностей дій в документах тощо.
Макрос (або макрокоманда) - це послідовність заданих користувачем команд, що має ім'я і зберігається у формі стандартного програмного модуля на мові програмування Visual Basic for Application (VBA) або "Visual Basic для додатків". VBA є середовищем програмування, розробленим спеціально для створення макросів у додатках. Це мова програмування, підтримувана всіма додатками пакета Microsoft Office. Макрос об'єднує всі інструкції в одному сценарії, який потім можна викликати за допомогою команди меню, кнопки панелі інструментів або комбінації клавіш. Список інструкцій, складових макросу, як правило, складається з макрооператорів.
Для створення макросів у Microsoft Word існують два методи:
І. Використання засобу для розробки макросу.