Всього на сайті:

Дисертацій, Курсових: 2875

Підручників з права онлайн: 41

НПК кодексів України онлайн: 16

3.1. Основні функціональні можливості текстового процесора MS Word при створенні юридичних документів

Сторінки матеріалу:

  • 3.1. Основні функціональні можливості текстового процесора MS Word при створенні юридичних документів
  • Сторінка 2

Microsoft Office Word - текстовий процесор, доступний під Windows і Apple Mac OS X. Дозволяє створювати документи високого ступеня складності. Підтримує технологію OLE, модулі сторонніх розробників, що підключаються, шаблони, захист документа, макроси та ін. Головні конкуренти - OpenOffice Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect і Apple Pages.

Основні можливості редактора викладені в рамках дисципліни ОІОТ, тому розглянемо лише окремі прийоми роботи в Microsoft Word.

Поняття шаблону. Кожен документ Microsoft Word оснований на шаблоні. Шаблон - це бібліотека стилів, яка визначає основну структуру документа і містить його настройки, такі як елементи автотексту, шрифти, необхідні поєднання клавіш, макроси, меню, параметри сторінки, форматування і стилі. Шаблони дозволяють використовувати один і той самий стиль у різних текстових документах. Загальні шаблони, включаючи шаблон Normal.dot, містять настройки, доступні для всіх документів. Шаблони документів, наприклад, записок або факсів у діалоговому вікні Шаблоны, містять настройки, доступні тільки для документів, основаних на відповідних шаблонах.

Користувач може одержати доступ до наступних шаблонів Microsoft Word:

  •  шаблони Microsoft Word на локальному комп'ютері - виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати Шаблоны на моем компьютере;
  •  шаблони Microsoft Office Online. Microsoft Office Online - це веб-вузол, створений компанією Microsoft на допомогу ко-

41

ристувачам Microsoft Office. На цьому вузлі розташовується довідка і підтримка, перевірка оновлень Microsoft Office, різні шаблони і пробні версії варіантів. Для доступу виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати Шаблоны на узле Office Online;

  •  створення файла на підставі шаблону, розташованого на ваших веб-серверах. Для доступу виконати Файл^Создать і в правій панелі вікна вказати На моих веб-узлах. У полі Имя файла введіть Інтернет-адресу або адресу внутрішньої мережі і шлях до шаблону. Для відкриття натисніть кнопку Открыть;
  •  створення власного шаблону - ввести текст шаблону або відкрити документ, який треба перетворити на шаблон, виконати: Файл^Сохранить как... Указати Тип файла^Шаблон документа і дати шаблону ім'я. Доступ до створеного шаблону здійснюється так само, як і до шаблону на локальному комп'ютері.

Швидкий перехід по тексту - при роботі з багатосторінковими документами доводиться здійснювати перехід у межах тексту. Для швидкого переходу виконати Правка^Перейти (або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+G). З'явиться вікно Найти и заменить з відкритою вкладкою Перейти. Дана вкладка дозволяє перейти до потрібної сторінки, закладки, рядка, виноски, розділу, примітки тощо.

Пошук фрагмента тексту - виконується в багатосторінкових документах по слову або словосполученню. Результат пошуку - виділене вказане слово або словосполучення на поточній сторінці або нижче по тексту. Для пошуку фрагмента виконати Правкам Найти і ввести слово або словосполучення для пошуку. Для підвищення релевантності пошуку можна натиснути кнопку Больше і виконати настроювання параметрів пошуку.

Закладка - використовується для прискореного доступу до найбільш використовуваних сторінок у багатосторінковому документі. Установіть курсор в місці, на яке буде здійснюватися перехід при використанні закладки, виконайте Встав- ка^Закладка. Введіть ім'я закладки. Ім'я закладки починається з літери і може містити тільки літери і цифри. Документ може ма- ти декілька закладок. Для того, щоб скористатися закладкою, слід знов виконати Вставка^Закладка, вказати потрібну закладку, натиснути Перейти.

Гіперпосилання - текст документа може містити елементи (слова, символи, значки, малюнки і т. ін.), при натисканні на які буде здійснений автоматичний перехід на інший файл, який може знаходитися на вашому ПК, на ПК вашої локальної мережі або в Інтернеті, а також перехід в інший розділ поточного документа.

Існують два види гіперпосилань - абсолютне і відносне. Абсолютне гіперпосилання - це гіперпосилання, що містить повну адресу файла або веб-вузла. Наступна адреса є прикладом такої повної адреси в абсолютному гіперпосиланні: http://www.microsoft.com/support.

Відносне гіперпосилання містить адресу щодо адреси файла призначення. Адреса файла призначення також відома як база гіперпосилання.

База гіперпосилання - це спільно використовуваний у файлі шлях, що вказує на файл, у якому міститься гіперпосилан- ня на файл призначення.

Наприклад, документ має наступну базу гіперпосилання: C:\Documents and Settings\Username\My Documents.

Документ "Sales.doc" розташований по наступному шляху:  C:\Documents  and Settings\Username\My Docu-

ments\April\Sales.doc.

Відносне гіперпосилання на документ містить тільки відносну адресу Sales.doc. Тому воно містить наступну адресу: April\Sales.doc.

Для створення гіперпосилання слід в потрібному місці документа виділити якийсь елемент документа (слово, позначку, літеру, малюнок тощо), викликати контекстне меню виділеного елемента, або ж просто викликати контекстне меню і виконати команду Гиперссылка. У переліку Связать с... задати об'єкт, на який посилається гіперпосилання - файл, веб-сторінку, новий документ, адресу електронної пошти. Для створення гіперпоси- лання на файл або веб-сторінку треба задати шлях до файла або адреси веб-сторінки. Щоб створити гіперпосилання на певному місці в поточному документі, це місце попередньо треба позна- чити закладкою і послатися на неї.

Заміна слова в тексті - використовується у випадках некоректного перекладу або орфографічної помилки, що повторюється в тексті. Виконати Правкам Заменить, ввести помилкове слово и слово, на яке його треба замінити. Залежно від вибору користувача відбудеться заміна або першого знайденого помилкового слова, або в усьому тексті. Заміна виконується тільки в тій граматичній формі, в якій слово вказане у вікні Заменить на...

Вставка об'єкта в текстовий документ. Текстовий документ може бути оформлений різноманітними об'єктами - малюнками, таблицями, діаграмами, відеокліпами, аудіофрагментами тощо. Для їх вставки в текстовий документ виконати: Вставка^-Обьект.

Якщо об'єкт вже існує у вигляді файла відповідного типу, перейдіть на вкладинку Создание из файла и за допомогою кнопки "Обзор" вкажіть шлях до потрібного файла та тип зв'язку з відповідним додатком. Текстовий редактор Word підтримує технологію OLE - технологію роботи з документом, складові частини якого (об'єкти) розроблені в різних додатках. Для подальшої роботи з упровадженими об'єктами Word автоматично завантажте потрібний додаток.

Якщо об' єкт треба створити, на вкладці Создать слід указати тип об'єкта і за допомогою відповідного додатка створити його або обрати із переліку наявних файлів.

Створення списків. Багаторівневі списки використовуються для переліку об'єктів за відповідною класифікацією. Наприклад:

  1.  Апаратна частина ПК
    1.  Системна плата
    2.  Накопичувачі
    3.  Периферійні пристрої
  2.  Програмне забезпечення ПК
    1.  Системне ПЗ
      1.  Операційні системи
      2.  Утиліти
    2.  Інструментальне ПЗ

Для створення багаторівневого списку треба виділити потрібні абзаци, які містять його елементи, викликати контекстне меню, виконати: Список. У вікні, що з'явилося, перейти на вкладку Многоуровневый і вибрати потрібний тип багаторівневого списку (в даному випадку другий тип).

Після цього слід виділити елементи другого рівня, викликати контекстне меню і виконати: Увеличить отступ. Аналогічно створюються елементи третього рівня (для їх створення потрібно двічі натиснути кнопку Увеличить отступ, оскільки при кожному її натисканні відбувається переміщення на наступний рівень).

Стильове форматування - це форматування тексту з використанням стилів. Якщо задати для абзацу потрібний стиль, то редактор автоматично відформатує цей абзац, вибравши певний шрифт, параметри абзацу, мову, обрамлення, нумерацію і т. ін. Якщо змінити характеристики стилю, то також автоматично зміняться відповідні характеристики всіх абзаців згідно з обраним стилем. У текстовому редакторі Word існує велика кількість стилів, але зазвичай використовуються наступні:

Заголовок 1 - для назви розділів;

Заголовок 2 - для назви параграфів;

Обычный - для звичайного тексту.

Для задання потрібного стилю слід установити курсор на відповідному абзаці. Потім задати потрібний стиль з розкритого списку в панелі інструментів або виконати: Формат ^ Стили и форматирование і в правій частині вікна вказати необхідний стиль.

Зміст до кум ента - це список назв розділів, параграфів тощо із зазначенням сторінки. Для автоматичного створення змісту потрібно заголовки розділів і підрозділів виділити відповідними стилями. Заголовки розділів першого рівня (наприклад, ВВЕДЕННЯ, ВИСНОВОК, назви розділів) виділяємо стилем Заголовок 1, заголовки підрозділів - стилем Заголовок 2 і т. д. Потім слід встановити курсор в місце формування змісту і виконати: Вставка^Ссылка^-Оглавление и указатели. У вікні, що з' явилося, потрібно перейти на вкладку Оглавление і задати кількість рівнів змісту ( якщо в документі є тільки розділи і підрозділи, то буде всього два рівні, якщо у підрозділах є парагра- фи - це три рівні і т.д.).

Для автоматизації багаторазового виконання часто виконуваних з документом робіт створюються макроси, наприклад, для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування, об'єднання декількох команд (для вставки таблиці з вказаними обсягами і межами і певним числом рядків і стовпців), спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах, автоматизації обробки складних послідовностей дій в документах тощо.

Макрос (або макрокоманда) - це послідовність заданих користувачем команд, що має ім'я і зберігається у формі стандартного програмного модуля на мові програмування Visual Basic for Application (VBA) або "Visual Basic для додатків". VBA є середовищем програмування, розробленим спеціально для створення макросів у додатках. Це мова програмування, підтримувана всіма додатками пакета Microsoft Office. Макрос об'єднує всі інструкції в одному сценарії, який потім можна викликати за допомогою команди меню, кнопки панелі інструментів або комбінації клавіш. Список інструкцій, складових макросу, як правило, складається з макрооператорів.

Для створення макросів у Microsoft Word існують два методи:

І. Використання засобу для розробки макросу.