Виготовлення бланків Протоколів здійснюється відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25.11.93 № 98, Служби безпеки України від 15.11.93 № 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24.11.93 № 740, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14.01.94 за №8/217.

Замовлення бланків Протоколів здійснюється централізовано, центральним органом Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки. В Протоколі зазначається серія (додаток 2). Номери Протоколів не повинні повторюватися в жодному органі Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки.

3.1.2.    У кожному органі Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки повинна бути призначена посадова особа, відповідальна за діловодство в справах про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188і КУпАП, до функціональних обов'язків якої повинні бути включені питання щодо організації та ведення у відповідності до вимог цієї Шструкцп діловодства в справах про адміністративні правопорушення та звітності.

3.2.   Облік Протоколів та відомості щодо їх використання

3.2.1.    Бланки Протоколів є документами суворого обліку.

3.2.2.    Кількісний облік бланків Протоколів в органі Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, їх видача та приймання здійснюються відповідальною за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадовою особою. Про це робиться відповідний запис у Журналі обліку та видачі бланків протоколів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП (додаток 3).

Видача бланків протоколів територіальним органам Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки здійснюється відповідальною за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадовою особою центрального органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки. При цьому видача та приймання бланків протоколів здійснюються за складеним у довільній формі актом.

Видача бланків протоколів місцевим органам Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки здійснюється відповідальною за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадовою особою територіального органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки.

3.2.3.    Складені протягом доби та зіпсовані Протоколи здаються відповідальній за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадовій особі органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, яка здійснює їх реєстрацію у відповідних Журналах.

Протоколи, складені протягом доби, реєструються у Журналі обліку матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 6 КУпАП та результатів їх розгляду (додаток 4). При цьому до Журналу заносяться: номер та дата складання Протоколу; відомості про особу, яка склала Протокол; суть правопорушення за Протоколом; відомості про особу, яка притягається до адміністративної відповідальності відповідно до статті 188 6 КУпАП.

Зіпсовані Протоколи реєструються у Журналі обліку та видачі бланків протоколів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП, збираються, щомісяця списуються актом, складеним у довільній формі. Додані до акта зіпсовані Протоколи разом з актом підшиваються до загальної справи.

3.3.   Надіслання Протоколу органові, уповноваженому розглядати справу про адміністративне правопорушення відповідно до статті 188/16 КУпАП

3.3.1.   Посадова особа органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, яка склала Протокол, а в разі її відсутності (хвороба, відрядження тощо) відповідальна за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадова особа органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки після реєстрації Протоколу в триденний строк формує справу про адміністративне правопорушення і надсилає матеріали для розгляду (стаття 257 КУпАП) органові, уповноваженому розглядати такі справи (районний /міський/ суд).

Справа про адміністративне правопорушення складається із супровідного листа (додаток

5)   , Протоколу та матеріалів до нього, які підтверджують факт учинення адміністративного правопорушення.

Матеріалами, що підтверджують факт учинення адміністративного правопорушення можуть бути: письмові доповіді посадових осіб спеціально вповноваженого центрального органу виконавчої влади, до компетенції якого віднесено питання захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки; заяви, пояснення правопорушників та свідків правопорушення; функціональні обов'язки, накази про призначення відповідальних за цивільну оборону та захист населення і територій від надзвичайних ситуацій, плани про виконання та усунення порушень тощо. Кожен документ повинен мати свої реквізити (дату, адресу, назву, підпис, штамп, печатку тощо), відповідати своєму призначенню, містити достовірну інформацію і відповідати вимогам чинного законодавства.

1. Матеріали справи про адміністративні правопорушення передаються до суду.

Допускається передача Протоколу і доданих до нього матеріалів рекомендованим поштовим відправленням із зазначенням опису вкладених матеріалів.

Матеріали справи про адміністративне правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП, яка передасться до суду, прошиваються і нумеруються за аркушами. В описі зазначаються: порядковий номер, повна назва документа, його дата, номери аркушів за порядком, а також загальна кількість документів і аркушів цифрами та літерами. Опис підписується керівником органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, ставиться дата його складання.

Про направлення Протоколу і доданих до нього матеріалів на розгляд районного (міського) суду в Журналі обліку матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188і6 КУпАП та результатів їх розгляду робиться відповідний запис.

3.3.3 Після отримання сповіщення про прийняте рішення органом (посадовою особою), уповноваженим розглядати справу про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП, відповідальна за діловодство в справах про адміністративні правопорушення посадова особа органу Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки вносить необхідні дані до Журналу обліку матеріалів про адміністративне правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП та результатів їх розгляду: номер та дата винесення постанови; відомості про орган, який виніс постанову; результати розгляду справи; примітки.

3.4.   Зберігання матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188/16 КУпАП

3.4.1.    Матеріали про адміністративні правопорушення відповідно до статті 18816 КУпАП в органах Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки зберігаються відповідно до встановлених вимог з цих питань.

3.4.2.    Термін зберігання матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 18816 КУпАП, Жур надів видачі бланків протоколів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 6 та Журналів обліку матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188 КУпАП та результатів їх розгляду не менше трьох років.

3.4.3.    Зберігання матеріалів про адміністративні правопорушення відповідно до статті 188і КУпАП у місцевих органах Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки не допускається.