1. документи, на підставі яких проведено державну реєстрацію речових прав. Перелік правовстановлювальних документів, на підставі яких проводиться державна реєстрація права власності на нерухоме майно та Перелік правовстановлювальних документів, на підставі яких проводиться державна реєстрація речових прав на нерухоме майно затверджені наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 2002 р. № 7/5 (додаток № 2 до наказу);
2. картографічні (графічні) дані. Згідно ч. 1 ст. 12 ЗУ «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» картографічні (графічні) дані Державного реєстру прав включають індексні кадастрові карти і кадастрові плани земельних ділянок і призначені для ідентифікації нерухомого майна, відображення взаєморозташування об´єктів нерухомого майна, організації управління інформацією та контролю за проведенням державної реєстрації прав.

Крім того, невід´ємною частиною Державного реєстру прав є база даних про реєстрацію заяв і запитів, а також безпосередньо реєстраційні справи.

Реєстрацію заяв (запитів) у базі даних про реєстрацію заяв і запитів проводить орган державної реєстрації прав шляхом внесення відомостей, зазначених в заяві (запиті), до такої бази даних. Під час реєстрації заяв (запитів) кожній заяві (запиту) присвоюється реєстраційний номер, фіксується дата і час її (його) реєстрації. Реєстраційний номер, дата і час реєстрації заяв (запитів) є ідентифікатором відповідної заяви (запиту). Порядок реєстрації заяв (запитів) визначений пунктами 5-9 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.

Реєстраційна справа є формою групування документів, що були видані, оформлені або отримані органом державної реєстрації прав та державним реєстратором під час проведення державної реєстрації прав на об´єкт нерухомого майна, на який відкрито таку реєстраційну справу, а також документи, що були видані, оформлені або отримані органом державної реєстрації прав та державним реєстратором під час надання інформації з Державного реєстру прав щодо такого об´єкта, яка включає, зокрема:

1. заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень;
2. копії поданих заявником для проведення державної реєстрації прав документів;
3. рішення державного реєстратора про зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень; про відновлення розгляду заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень; про залишення заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень без розгляду у зв´язку з її відкликанням;

про відмову в задоволенні заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень; про державну реєстрацію прав та їх обтяжень; про відмову в державній реєстрації прав та їх обтяжень тощо;

4) інші документи, що були видані, оформлені або отримані органом державної реєстрації прав та державним реєстратором під час проведення державної реєстрації прав та надання інформації з Державного реєстру прав.

Державний реєстратор присвоює кожній реєстраційній справі реєстраційний номер, який відповідає реєстраційному номеру об´єкта нерухомого майна, на який така справа відкрита (пункти 55-59 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2011 р. № 1141).

Інформація про зареєстровані права на земельні ділянки, необхідна для ведення державного земельного кадастру, підлягає передачі органу, який здійснює ведення державного земельного кадастру. Згідно ст. 1 ЗУ «Про державний земельний кадастр» Державний земельний кадастр — це єдина державна геоінформаційна система відомостей про землі, розташовані в межах державного кордону України, їх цільове призначення, обмеження у їх використанні, а також дані про кількісну і якісну характеристику земель, їх оцінку, про розподіл земель між власниками і користувачами.

Держателем Державного земельного кадастру є центральний орган виконавчої влади з питань земельних ресурсів, тобто Державний комітет із земельних ресурсів (Держкомзем). Адміністратором Державного земельного кадастру є державне підприємство, що належить до сфери управління Держкомзему і здійснює заходи із створення та супроводження програмного забезпечення Державного земельного кадастру, відповідає за технічне і технологічне забезпечення, збереження та захист відомостей, що містяться у Державному земельному кадастрі (ч. 2, 3 ст. 6 ст. 1 ЗУ «Про державний земельний кадастр»).

Відомості про земельні ділянки, які підлягають внесенню до Державного земельного кадастру, визначаються ст. 15 ЗУ «Про державний земельний кадастр».

Відомості, що містяться у Державному реєстрі прав, будучи заснованими на документах, що формують реєстраційну справу, мають відповідати даним реєстраційної справи. Проте у разі виникнення невідповідності у зазначених відомостях пріоритет мають дані реєстраційної справи. Це положення є цілком логічним, оскільки саме на підставі заяв, документів, рішень, оформлених у паперовому вигляді, що у сукупності складають реєстраційну справу, державний реєстратор робить відповідні записи у електронному Державному реєстрі прав. Іншими словами, дані реєстраційної справи є первинними, оформленими документально інформаційними ресурсами, а відомості, що містяться у Державному реєстрі прав — похідними, що ґрунтуються на даних реєстраційної справи.

Частина четверта коментованої статті встановлює, що Державний реєстр прав є державною власністю. Ця норма є не зовсім точною, оскільки у ній йдеться не про економічну категорію власності, а про юридичну — права власності. Відтак і розуміти це положення слід таким чином, що Державний реєстр прав є об´єктом права державної власності.

Визнання Державного реєстру прав об´єктом права державної власності по суті означає, що особливий правовий режим, притаманний об´єктам права державної власності, поширюється на відомості про права на нерухоме майно, їх обтяження, про об´єкти та суб´єктів цих прав, а також на інші відомості, що містяться у Державному реєстрі прав. Іншими словами, об´єктами права державної власності є інформація певного виду. Це істотним чином розширює перелік об´єктів права державної власності, який передбачений у ст. 3 ЗУ «Про управління об´єктами державної власності» і обмежується речами (майном) та корпоративними правами.

Державний реєстр прав визнається складовою Національного архівного фонду, а інформація, яка у ньому міститься, підлягає довічному зберіганню.

Вилучення будь-яких документів або частин Державного реєстру прав не допускається. Винятки з цього правила можуть бути встановлені лише нарівні закону. На даний момент таких винятків закони України не передбачають.

Будучи уповноваженими щодо внесення відомостей до Державного реєстру прав, органи державної реєстрації прав водночас зобов´язані забезпечувати достовірність інформації, її захист від несанкціонованого доступу, оновлення, архівування та відновлення даних, їх оперативний пошук і документальне відтворення процедури державної реєстрації прав, оперативне надання витягів про зареєстровані права та/або їх обтяження з Державного реєстру прав.

Таким чином, у перспективі може йти мова про можливість притягнення державного органу до цивільно-правової відповідальності за завдання суб´єкту шкоди (збитків) внаслідок невжиття достатніх заходів щодо попередження несанкціонованого доступу до відповідної інформації, неможливості відновлення втрачених реєстраційних даних, порушення строків надання витягів з Державного реєстру. Важливою гарантією захисту порушених прав суб´єктів є ст. 1173 ЦК України, яка регламентує, що шкода, завдана фізичній або юридичній особі незаконними рішеннями, дією чи бездіяльністю органу державної влади, при здійсненні ним своїх повноважень, відшкодовується державою незалежно від вини цього органу.

Порядок надання витягів з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно визначений постановою Кабінету Міністрів України від 22 червня 2011 р. № 703 «Про затвердження Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання витягів з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно».