Таким документом відповідно до ст. 244 ЦК України є довіреність, тобто письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність є формою договірного представництва, що може ґрунтуватися на договорі або акті юридичної особи (ч.1 ч.2 ст. 244

Слід підкреслити, що аналогічні положення для пред´явлення зазначених документів ставляться і при подачі заяви про надання витягу з Державного реєстру (див. п. 10 Порядку надання витягів з Державного реєстру).

Коментованою статтею у частині третій в залежності від застосованої форми заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень (паперова або електронна) визначені вимоги до документів, що подаються із такою заявою у вигляді додатків.

Зокрема, передбачено, що разом із заявою про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у паперовій формі подаються оригінали документів, які необхідні для державної реєстрації прав та їх обтяжень, їх копії, засвідчені в установленому порядку.

У разі подання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі подаються оригінали електронних документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, або електронні копії оригіналів документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, виготовлені шляхом сканування таких документів у паперовій формі.

Водночас, слід враховувати вимоги ч. 4 даної статті, якою імперативно встановлено, що заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень не приймається у разі відсутності документа, що підтверджує оплату послуг з державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Водночас, п.10 Порядку з метою детального врегулювання передбачено, що заявник разом із заявою про державну реєстрацію подає органові державної реєстрації прав:

• необхідні для такої реєстрації документи, визначені цим Порядком, їх копії,
• документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав,
• документ про сплату державного мита.

Зокрема, згідно п. 27 Порядку документами, що підтверджують виникнення, перехід та припинення права власності та інших речових прав на нерухоме майно, зокрема, є:

1. укладений в установленому законом порядку договір, предметом якого є нерухоме майно права щодо якого підлягають державній реєстрації, або речове право на нерухоме майно, чи його дублікат;

2)  свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, видане нотаріусом або консульською установою України, чи його дублікат;

1. свідоцтво про право на спадщину, видане нотаріусом або консульською установою України, чи його дублікат;
2. свідоцтво про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів) та свідоцтво про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися, видані нотаріусом, чи їх дублікати;
3. свідоцтво про право власності на нерухоме майно, видане державним реєстратором; 6) свідоцтво про право власності, видане органом приватизації наймачам житлових приміщень у державному та комунальному житловому фонді;
   1. свідоцтво про право власності на нерухоме майно, видане органом місцевого самоврядування або місцевою держадміністрацією;
   2. рішення про закріплення нерухомого майна на праві оперативного управління чи господарського відання, прийняте власником нерухомого майна чи особою, уповноваженою управляти таким майном;
   3. державний акт на право власності на земельну ділянку або на право постійного користування земельною ділянкою;
   4. рішення суду, що набрало законної сили, щодо права власності та інших речових прав на нерухоме майно;
   5. ухвала суду про затвердження (визнання) мирової угоди;
   6. заповіт, яким встановлено сервітут на нерухоме майно;
   7. закон, яким встановлено сервітут на нерухоме майно;
   8. рішення уповноваженого законом органу державної влади про повернення об´єкта нерухомого майна релігійній організації;
   9. рішення власника майна, уповноваженого ним органу про передачу об´єкта нерухомого майна з державної у комунальну власність чи з комунальної у державну власність або з приватної у державну чи комунальну власність;
   10. інші документи, що підтверджують виникнення, перехід та припинення права власності та інших речових прав на нерухоме майно відповідно до закону.

Для проведення державної реєстрації обтяжень речових прав на нерухоме майно документами, що підтверджують виникнення, перехід та припинення обтяжень таких речових прав згідно п. 67 Порядку, є:

1. рішення суду щодо обтяження речових прав на нерухоме майно, що набрало законної сили;
2. рішення органу досудового слідства щодо обтяження речових прав на нерухоме майно;
3. рішення державного виконавця щодо обтяження речових прав на нерухоме майно;
4. визначений законодавством документ, на якому нотаріусом вчинено напис про накладення заборони щодо відчуження нерухомого майна;
5. рішення органу місцевого самоврядування про віднесення об´єктів нерухомого майна до застарілого житлового фонду;
6. договір, укладений у порядку, встановленому законом, яким встановлюється обтяження речових прав на нерухоме майно, чи його дублікат;
7. закон, яким встановлено заборону користування та/або розпорядження нерухомим майном;
8. інші акти відповідних органів державної влади та посадових осіб згідно із законом.

Перелік документів, які необхідні для проведення державної реєстрації окремих видів речових прав та їх обтяжень визначаються Порядком.

Положення про необхідність внесення плати за надання витягу із Державного реєстру прав передбачене також Порядком надання витягів з Державного реєстру (п.11). Зокрема, встановлено, що заявник подає органові державної реєстрації прав разом із заявою про надання витягу документ про внесення плати за надання витягу та копії документів, що зазначені в абзацах першому та четвертому пункту 10 цього Порядку.

При застосуванні положення про сплату державного мита, слід враховувати випадки, що у разі коли заінтересована особа відповідно до закону звільнена від сплати державного мита, документ про сплату державного мита не подається.

При застосуванні положень про сплату державного мита необхідно керуватися вимогами Декрету Кабінету Міністрів України «Про державне мито» від 21 січня 1993 р.. Зокрема, даним Декретом визначені об´єкти справляння державного мита (ст. 2), розміри ставок державного мита (ст. 3), пільги щодо сплати державного мита (ст. 4).

Порядком визначені правові наслідки недотримання вимог щодо подачі документів. Зокрема, документи, необхідні для проведення державної реєстрації, що подані з порушенням вимог, установлених законом, цим Порядком та іншими нормативно-правовими актами, є підставою для зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію або відмови в державній реєстрації прав та їх обтяжень, а не для відмови в прийнятті заяви про державну реєстрацію.

Орган державної реєстрації прав не приймає заяву про надання витягу, заяву про державну реєстрацію у разі відсутності документа, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документа про сплату державного мита, крім випадку, коли заінтересована особа звільнена від сплати державного мита (п.11 Порядку надання витягів з Державного реєстру, п.10 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень).

Частина 5 норми, що коментується встановлює важливе правило, відповідно до якого при отриманні заяви та документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, проводиться реєстрація заяви у базі даних про реєстрацію заяв та запитів із зазначенням дати і часу реєстрації.

Дане законодавче положення є важливим з огляду на те, що від дати і часу реєстрації заяв та запитів безпосередньо залежить момент їх прийняття, від якого починає відраховуватись час їх розгляду.

Про важливість даного положення свідчить наявність конкретизованих норм у Порядку. Так, п.8 Порядку встановлено, що орган державної реєстрації прав приймає заяви про державну реєстрацію в порядку черговості їх надходження шляхом реєстрації у базі даних про реєстрацію заяв і запитів з автоматичним присвоєнням їм реєстраційного номера, фіксацією дати та часу їх реєстрації.

Моментом прийняття заяви про державну реєстрацію вважається дата та час її реєстрації у базі даних про реєстрацію заяв і запитів. Орган державної реєстрації прав видає заявникові картку прийому заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, форму та вимоги до оформлення якої встановлює Мін´юст.

Аналогічні положення стосуються заяв про надання витягів та прописані у Порядку надання витягів з Державного реєстру (п.9), якими передбачено, що орган державної реєстрації прав приймає заяву про надання витягу шляхом її реєстрації у базі даних про реєстрацію заяв і запитів з автоматичним присвоєнням їй реєстраційного номера, фіксацією дати та часу її реєстрації. Моментом прийняття зазначеної заяви вважається дата та час її реєстрації у базі даних про реєстрацію заяв і запитів. Орган державної реєстрації прав видає заявникові картку прийому заяви про надання витягу, форму та вимоги до оформлення якої встановлює Мін´юст. У п.7 цього ж порядку передбачено, що надання витягу або відмова в його наданні здійснюється у строк, що не перевищує двох робочих днів з моменту прийняття органом державної реєстрації прав заяви про надання витягу.

Відкликання заяви про державну реєстрацію здійснюється відповідно до процедури, визначеної у п. 15 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, згідно якого відкликання заяви заявником допускається лише до прийняття державним реєстратором рішення щодо державної реєстрації прав шляхом подання органові державної реєстрації прав заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень відповідно до форми, встановленої наказом Міністерства юстиції України №595/5 від 17.04.2012 р. При цьому під час подання заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію заявник подає органові державної реєстрації прав документи, які необхідні для подання заяви про державну реєстрацію прав (документ, що посвідчує особу, а у разі подання заяви уповноваженою особою така особа, пред´являє органові державної реєстрації прав документ, що підтверджує її повноваження).

Орган державної реєстрації прав приймає заяву про відкликання заяви про державну реєстрацію шляхом її реєстрації у базі даних про реєстрацію заяв і запитів з автоматичним присвоєнням їй реєстраційного номера, фіксацією дати та часу її реєстрації. Орган державної реєстрації прав видає заявникові картку прийому заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень.

Державний реєстратор розглядає заяву про відкликання заяви про державну реєстрацію не пізніше наступного робочого дня з моменту її прийняття органом державної реєстрації прав.

За результатами розгляду заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію державний реєстратор приймає рішення про залишення заяви про державну реєстрацію без розгляду у зв´язку з її відкликанням або про відмову в задоволенні заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію.

Рішення про відмову в задоволенні заяви про відкликання заяви про державну реєстрацію може бути прийнято виключно за наявності таких підстав: 1) із заявою про відкликання заяви про державну реєстрацію звернулася неналежна особа; 2) за результатами розгляду заяви про державну реєстрацію державним реєстратором вже прийнято рішення про державну реєстрацію або рішення про відмову в державній реєстрації; 3) заяву про державну реєстрацію з відповідним реєстраційним номером заявник не подавав до відповідного органу державної реєстрації прав.