В статье 1021 КоБС установлены общие правила о централизованном учете детей-сирот и детей, по каким-либо причинам оставшихся без опеки (попечительства) родителей.

Обязанность предоставлять первичные сведения о детях-сиротах и детях, лишившихся родительского попечения, возлагается, прежде всего, на руководителей учреждений, в которых находятся, содержатся или воспитываются дети.

Сведения о таких детях должны быть сообщены органам опеки и попечительства по месту нахождения этих учреждений в недельный срок со дня, когда руководителям детских учреждений стало известно, ребенок остался без родительского попечения.

Вместе с тем, и другие лица, которым стало известно о детях, лишившихся родительского попечения, обязаны немедленно уведомить об этом органы опеки и попечительства по месту нахождения этих детей. Лицам, которым в процессе их деятельности стало известно о детях, лишившихся родительского попечения, запрещается предоставлять сведения о них другим организациям и гражданам.

Первичный учет детей, оставшихся без родительского попечения, осуществляется отделами образования, на которые возложено непосредственное ведение дел по опеке и попечительству по месту фактического к нахождения ребенка (см. ст. 129 КоБС ).

Отдел образования, в недельный срок после получения сведений о ребенке, лишившегося родительского попечения, обязан произвести обследование и, установив тот факт, что относительно него возникли основания для усыновления, регистрирует его в книге первичного учета детей-сирот и детей, лишившихся родительского попечения, и ставит его на первичный учет для усыновления, устройства на воспитание семьи граждан Украины, установления в отношении опеки или попечительства гражданами Украины.

Если ребенок, в отношении которого возникли основания для усыновления, в течение одного месяца со дня его пребывания на первичном учете не был усыновлен, устроен на воспитание в семью граждан Украины, относительно него не были установлен опека и попечительство гражданами Украины, отдел образования заполняет анкету по установленной форме, удостоверенная копия которой передается органом опеки и попечительства соответственно Министерству образования Автономной Республики Крым, управлению образования областных. Киевской и Севастопольской городских государственных администраций, которые ведут учет детей, подлежащих усыновлению.

В случае перевода ребенка в другое детское учреждение другого района (города) вместе с соответствующими документами предоставляются сведения о том, в каком отделе образования ребенок находится на первичном учете.

Для усыновления детей, которые находятся под опекой (попечительством), анкета заполняется при наличии письменного согласия опекуна (попечителя) ребенка относительно его усыновления, удостоверенного государственным нотариусом или руководителем государственного учреждения, в котором ребенок находится, содержится, воспитывается.

Совет Министров Автономной Республики Крым, областные. Киевская и Севастопольская городские государственные администрации в месячный срок со дня поступления анкеты о ребенке, относительно, которого возникли основания для усыновления и, в случае возможности его усыновления, передачи под опеку попечительство либо на воспитание в семьи граждан Украины на территории данной или любой другой области Украины, обязаны передать удостоверенную копию анкеты в Центр.

Центр на основании удостоверенных копий анкет формирует банк данных о детях-сиротах и детях, лишившихся родительского попечения, содействует усыновлению их гражданами Украины и иностранными гражданами.

В случае изменения правового статуса ребенка (например, восстановления его родителей в родительских правах, усыновления ребенка или изменения состояния его здоровья и т.д.), находящегося на централизованном учете, органы опеки и попечительства семидневный срок извещают об этом, соответственно, Министерство образования Автономной Республики Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций и Центр.

Одновременно соответствующая информация направляется в отдел образования, где ребенок находится на первичном, учете.