Согласно ст. 159 Акты гражданского состояния регистрируются в отделах регистрации актов гражданского состояния районных, районных в городах, городских (городов областного значения) управлений юстиции, в исполнительных органах сельских, поселковых, городских (кроме городов областного значения) Советов, в консульских учреждениях и дипломатических представительствах Украины.

Система органов регистрации актов гражданского состояния закреплена в статье 2 Закона Украины «Об органах регистрации актов гражданского состояния» от 24.12.1993 года с изменениями, внесенными Законом Украины от 11.01.2000 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по вопросам регистрации актов гражданского состояния». Согласно этому Закону в эту систему входят отделы регистрации актов гражданского состояния Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, областных, Киевского и Севастопольского городских, районных, районных в городах, городских (городов областного значения) управлений юстиции, а также исполнительные органы сельских, поселковых, городских (кроме городов областного значения) Советов. I Регистрацию актов гражданского состояния граждан Украины, которые проживают за границей, проводят консульские учреждения и дипломатические представительства Украины.

Руководство отделами регистрации актов гражданского состояния осуществляют Министерство юстиции Украины, Главное управление юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, областные, Киевское и Севастопольское городские, районные, районные в городах, городские (городов областного значения) управления юстиции (статья 6 Закона Украины «Об органах регистрации актов гражданского состояния»).

Финансирование отделов регистрации актов гражданского состояния осуществляется за счет средств государственного бюджета.