Під час реєстрації заяви (запиту) орган державної реєстрації прав формує картку прийому відповідної заяви (запиту) та оформляє її у двох примірниках. Один примірник картки прийому заяви (запиту) орган державної реєстрації прав долучає до документів, поданих заявником, а другий примірник - надає заявнику відповідно до законодавства.

Під час розгляду заяви (запиту) державний реєстратор прав на нерухоме майно вносить до відповідного запису в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відомості про реквізити прийнятого ним рішення (дата та індексний номер рішення).

За результатом розгляду заяви (запиту) державний реєстратор робить у відповідному записі в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відмітку про розгляд такої заяви (запиту) та зазначає реквізити прийнятого ним рішення (дата та індексний номер рішення) або реквізити сформованого витягу, інформаційної довідки або виписки з Державного реєстру прав (індексний номер, дата та час формування).

У разі коли заяву у випадках, установлених законодавством було відкликано, державний реєстратор робить у відповідному записі в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відмітку про відкликання заяви та зазначає реквізити прийнятого ним рішення про залишення заяви без розгляду у зв´язку з її відкликанням.